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Eventos empresariales exitosos

El reto que implica organizar un evento es grande, la organización, planificación de las actividades puede generar mucho estrés, es por esto que se intensifica la búsqueda de algunas herramientas, tips que permitan hacer de estas actividades procesos más sencillos, amenos y hasta divertidos. Existen eventos de todo tipo, para diferentes públicos, con diferentes objetivos. La pandemia y la nueva realidad en la que vivimos diversificar la oferta, permitió generar nuevos emprendimientos que ayudan a resolver estas preocupaciones.

Los diferentes propósitos u objetivos de cada evento hacen que cada uno sea particular, tenga un trato diferente y cuente con algunas características o recomendaciones especiales. En esté artículo compartiremos algunos tips o recomendaciones a la hora de hacer frente a esté desafío. Abordaremos dos tipos de eventos que son muy comunes y  que permiten el crecimiento de una organización.

Pero antes les mencionaremos los eventos empresariales que trataremos: Por una parte tenemos eventos que permiten las relaciones y creación de lazos comerciales, eventos que son muy comunes en el ámbito empresarial y en los que el networking es fundamental para el desarrollo de los  mismos, estamos hablando de las ruedas de negocio y el otro tipo de evento que  profundizaremos está relacionado más al crecimiento interno de las organizaciones, eventos que buscan fortalecer lazos internos, mostrar resultados, definir estrategias, entre otros,  estos son las convenciones. 

La organización de estos eventos puede  llegar a ser una tarea complicada, por lo que te compartimos algunos tips que pueden ser de ayuda a la hora de cumplir esté propósito exitosamente: 

Objetivos:

Lo primero y reitero es determinar el objetivo del evento, ya que si es claro desde el inicio será exitoso, algunos ejemplos de objetivos pueden ser: Comunicar un lanzamiento, mejorar lazos entre áreas, ganar contactos, establecer colaboración con empresas, generar vínculos entre colaboradores de la empresa, crear lazos con personas o empresas, promocionar  mi  marca, conseguir nuevos acuerdos comerciales. Cada actividad que realicemos debe ir en función del objetivo previamente definido, te sugiero que tengas máximo 2 objetivos ya que si te excedes podrías no cumplir ninguno.

Público:

publico de evento

Define el público objetivo, ¿a quién está dirigido el evento?, a quienes quiees llegar, ¿cuántas personas están invitadas? ¿Son clientes, proveedores, influencers, colaboradores? concreta tipo de comunicación,  formalidad y pequeños detalles

Presupuesto: 

Precisa un presupuesto, tenerlo claro no solo nos  ahorrará tiempo, sino que además nos dará ideas de lo que podemos  y  lo que no. Nos motivará a buscar patrocinadores y nos orientará para definir espacios, herramientas, etc.

Modalidad:

Determina, cómo se llevará a cabo tu evento, ¿será presencial, estaremos conectados o tendremos ambas audiencias?. Esté punto va de la mano con el anterior del presupuesto, tenerlo claro desde un inicio nos  permitirá contemplar  todas las posibilidades y requerimientos necesarios. 

Fecha y lugar:

Elige fecha y lugar. Esto, no debe menospreciarse es clave para asegurar asistencia. Por lo general para los eventos  empresariales se recomiendan entre semana y en jornadas laborales. En cuanto al lugar no sólo por razones sanitarias se sugieren espacios abiertos para evitar aglomeraciones, sin embargo no es tan bueno tener mucho espacio libre para  no dar la sensación de que hubo poca asistencia

Actividades/Tareas:

Específica y organiza las actividades. Para esto se aconseja realizar una lista de tareas, para optimizar tiempos, evitar contratiempos, definir  equipo de trabajo y responsabilidades. Esto es una buena manera de controlar lo que hemos realizado y lo que aún está pendiente por  hacer.

Lista de chequeo:

No descuides ningún detalle, por insignificante que parezca, puede hacer la diferencia. Revisa iluminación, aspectos técnicos, realiza pruebas de cámaras, envío de correos. Piensa en que le regalaras  a tus asistentes , la experiencia de ellos es fundamental, cuando alguien  asiste a tú evento está destinando a tu compañía tiempo de su vida y esos detalles son  una buena estrategia para generar recordación y memorabilidad de tú marca. 

Experiencias Inmersivas:

Crea una experiencia original. Poner sobre la mesa la creatividad para sorprender a tus asistentes y destacar entre la competencia. Para ésto un buen ejercicio es  ponerse en los zapatos de los otros, céntrate en las experiencias que te gustaría tener, por ejemplo te gustaría tener juegos presentes, encuestas, espacios para crear relaciones, etc. La lluvia de ideas es una estrategia que podrías poner en práctica, recuerda no hay ideas malas, entre más opciones mejor, claro debes filtrar, definir, clarificar para escoger las más pertinentes y que se acomoden tanto a tú presupuesto como al objetivo que quieres conseguir. 

Invitaciones:

Haz invitaciones acordes con el objetivo, desde ahí empieza la experiencia, crea expectativa, motiva e informa beneficios.  Hay muchas maneras de conquistar o captar la atención de las personas por medio de invitaciones, si es virtual lo primero es pensar en un asunto llamativo, puedes jugar con mailing con realidad virtual, aumentada, o con algún reto, si vas a realizar invitaciones físicas puedes probar con kits llamativos en los que los usuarios puedan interactuar como armando la invitación, etc.

Plan B:

Siempre ten un plan b, piensa en lo que podría fallar, contemplar diversas situaciones es fundamental, cuestionarse ¿Qué pasaría si?¿Si no llega…?¿Si me cancela…?, ten alternativas, pero eso sí, siempre evita cancelar el evento, debería ser la última opción en la que pienses. Para eso se recomienda desarrollar una hoja de ruta alterna con lo que encuentren que podría presentarse. 

Marketing:

Promociona tú evento, en diferentes canales, redes sociales. Comunica antes, durante y después del desarrollo del evento. Ésto ayuda a generar engagement,  tener una comunicación bidireccional y ha crear una comunidad. Además de que nos sirven como indicadores para medir impacto de comunicación y éxito del evento. 

Evius  nació antes de la pandemia apoyando todo tema de gestión, producción, desarrollo de eventos,  es una ecosistema que constantemente está creciendo, evolucionando para ofrecer nuevas experiencias y  funcionalidades  que  faciliten  esos procesos tediosos y angustiantes; además de brindar experiencias interactivas y memorables para los asistentes. 

A continuación compartimos enlaces donde puedes ver cómo te apoyamos  en todo el proceso antes, durante y después de tus ruedas de negocio, asambleas webinars  y convenciones.

Contáctanos y ¡hagámoslo juntos!

Diana Moreno

Especialista en alta gerencia en mercadotecnia, apasionada por los mundos del marketing, eventos y diseño

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