RUEDAS DE
NEGOCIOS Y MEETUPS

Conoce las diferentes opciones y funcionalidades que tenemos disponible para facilitar el desarrollo y éxito de tus ruedas de negocio.

Las ruedas de negocios  o matchmaking de negocios al ser espacios propicios para conectar de forma directa proveedores, compradores, inversionistas y empresarios para establecer vínculos comerciales o promover servicios, productos o ideas, requieren de una alta planificación y trabajo previo para encontrar las personas, empresas, gobiernos más adecuados, con una mayor necesidad y que encuentren el mayor valor posible para garantizar las ventas, acuerdos centrales para la rueda.

En estos momentos las ruedas de negocios se han visto beneficiadas en gran medida de las ofertas híbridas, dónde desde antes de la rueda se facilita el proceso de convocatoria y match de la oferta y demanda, se cuentan con herramientas en línea, dónde se saca mayor valor al permitir brindar mayor cantidad de información y ser gestionada de manera ágil y eficiente.

EVIUS ha realizado variedad de ruedas de negocio, dónde cada una es diferente de las demás, cada industria cada sector, cada organizador tiene su manera particular de agregar valor y organizar la rueda, a fin de cuentas buscamos facilitar el aprovechamiento de oportunidades que nos da la vida.

Etapas de ejecución en las Ruedas de Negocio

Durante toda la vida del evento se presentan diferentes etapas que son atendidas de manera diferente. las enumeramos de manera resumida para luego profundizar en cada una.

Antes de las ruedas de negocio: Pre producción 

 

En una rueda de negocio la preproducción es vital, es dónde se requiere de la planificación y ejecución más cuidadosa asegurando que el usuario disfrute de una experiencia interactiva adecuada. Recolectar las necesidades particulares de los mercados y de los actores alineados con los objetivos de la rueda es fundamental y para ello es importante contar con herramientas que permitan una recolección sencilla y suficiente que agiliza el análisis de la información, la selección de los asistentes y el afinamiento de la estrategia de la rueda.

Estás herramientas nos deben brindar información lo más estándar posible para visibilizar de manera pronta los patrones en la rueda. y poder hacer deducciones de valor y los mejores emparejamientos durante su desarrollo. Durante esta fase se establece el mecanismo para efectuar la inscripción de manera efectiva, se planea y coordina la organización de citas y la preparación de todos los materiales y productos (si es el caso) que va a llevar a la rueda.

Entre las opciones que nuestra plataforma dispone para desarrollar de manera efectiva esta fase están:

 

  • Expectativa, landing (home del evento)
  • Envío mailing de invitación.
  • Sistema de gestión de registro con aporte de información suficiente para el perfilamiento. (en plataforma)
  • Envío de confirmación de inscripción con link de conexión. y acceso al ecosistema previo para ir conociendo el resto de los participantes y la dinámica de la rueda de negocios.
  • Espacios de exhibición de perfiles y empresas participantes.
  • Envío de recordatorios de fechas del evento, enlace de conexión
  • Configuración de secciones diseñadas para este tipo de evento (empresas y networking)

Durante las ruedas de negocio: Producción 

 

Este momento corresponde al desarrollo del evento, donde acontecen instancias como la participación en las rondas de negociaciones entre vendedor y comprador. Para el desarrollo oportuno de esta fase de ejecución en el evento nuestra plataforma cuenta con:

  • Check-in.
    1. Evento virtual (Ingreso al evento en plataforma, ingreso a citas y/o actividades programadas).
    2. Evento presencial (Ingreso por código QR, ingreso por código de barras en documento de identidad).
  • Evento con transmisión en vivo con la opción de manejo de salas simultáneas y la posibilidad de todos poder participar a través de nuestro motor propio de transmisión (eviusmeet). Esto nos permite gestionar videoconferencias, chats, intervenciones de los asistentes, entre otras afines.
  • Encuentros más cercanos entre grupos con intereses relacionados, por medio de actividades de tipo reunión.
  • Sección  de networking habilitada para crear conexiones más cercanas, enviar invitaciones, programar reuniones one to one con otros participantes, concretar citas privadas.
  • Sección de empresas habilitada donde puedes colocar información en detalle de las empresas, organizaciones o personas naturales que hacen parte de la rueda de negocios, con el fin que todos los asistentes puedan obtener mayor información de las empresas. Esta opción permite visualizar stand bajo un desarrollo virtual apropiado y visualmente atractivo en la cual se expone información detallada.
  • Experiencias interactivas virtuales y Gamification para generar mayor cercanía, interacción e interés con los asistentes. Contamos con módulo de encuesta, sección de muro, chats público y privado, además de desarrollo de juegos a la medida.
  • Soporte continuo a los asistentes mediante el módulo de preguntas frecuentes y chat en vivo dentro del evento

Después de  las ruedas de negocio: Post – producción 

 

Seguimiento a las actividades y procesos efectuados después de la ejecución del evento y se enfocan en el acercamiento a contactos realizados, la evaluación y el monitoreo para medir el impacto de la rueda, concluyendo con el informe y retroalimentación de la labor desarrollada.

  • Informe de métricas
  • Información acerca de citas agendadas durante las ruedas de negocio (networking)
  • Memorias

Preproducción

Datos

 

Permítele a tus asistentes inscribirse al evento previo a su fecha, adquiriendo los datos necesarios según el tipo de rueda de negocio que estés desarrollando. 

Se cuenta con un formulario de inscripción personalizado para que la data del usuario a obtener sea más completa y el acercamiento entre los contactos sea efectivo (esto en el caso especial del networking) y obtener datos concretos y relevantes para obtener conclusiones del evento ejecutado

Comunicaciones

 

EVIUS permite crear diferentes tipos de comunicaciones (Mailing, código QR, redireccionamiento de la página web u otro link web que sea pertinente) para tus asistentes en diferentes etapas del evento. Brinda la oportunidad de personalizar los correos con diferentes opciones como: colocar imágenes (banner – footer – imágenes sueltas como infografías), hipervínculos o fecha del evento. estas invitaciones puedes vincularlo a un calendario sin problema (google calendar,  ICal (apple), outlook, entre otros)

Landing del evento

 

Nuestra página inicial centralizará toda la información y comunicación del evento, con el propósito de brindar la comunicación oportuna a los asistentes.

  • Evento / Home
  • Agenda / Actividades
  • Networking 
  • Empresas
  • Conferencistas
  • Documentos
  • Encuestas
  • Muro
  • Gamification
  • Transmisión en vivo
  • Certificados
  • Memorias.
  • Preguntas frecuentes.
  • Chat en línea (tanto público como privado)

Contenido e imagen

La transmisión estará acompañada de diferentes piezas para hacer la experiencia más entretenida y amena para los asistentes conectados. 

  • Cortinillas bienvenida, intermedios y despedida.
  • Banners.
  • Máscaras.
  • Videos en pantalla principal.
  • Salas personalizadas según las necesidad del cliente y alcance de nuestra plataforma.

Producción

Check in – Gestión de ingreso 

Es la herramienta que te permite conocer e identificar los asistentes que ingresaron a tu evento y en tu agenda programada.

  • Check in Virtual 

    • Evento:
      • Conoce qué personas se han inscrito a tu evento previo a su inicio.
      • Identifica quienes asistieron o participaron al evento.
      • Configura los roles de tus asistentes dependiendo de los administradores que requieras. 
    • Actividad:
      • Identifica quienes asistieron o participaron dentro de las actividades configuradas en la agenda  de tu convención.
      • Analiza las actividades de mayor interés o impacto  para tus asistentes.
  • Check Físico  

    • Check in por QR: Al leer el QR en el evento,  la plataforma   hace check de ingreso controlando y validando los  inscritos.
    • Check in por escaneo de documento: Durante el evento  la persona de logística  podrá usar el lector de código de barras para validar la inscripción por medio del documento de identidad. Si no está inscrita la persona, el lector  sube los datos al sistema. 
    • Check in por búsqueda manual:  Filtrar / Buscar de manera manual la  información de tus asistentes según los datos almacenados en la inscripción

Transmisión en vivo

 

Actividad  en el que no hay un límite de asistentes, usa una tecnología propia patentada EVIUSMEET  que permite que tengas lo mejor de zoom y de meet en un solo lugar. Además de brindar la opción de brandear totalmente la transmisión por medio de opciones como: Color de la marca, imagen de fondo, banners, overlays, templates, etc.  Puedes grabar la transmisión, descargar el contenido y vincularlo de una vez en la actividad.

Los asistentes a tú evento pueden ver la transmisión sin ningún inconveniente y si quieren participar activamente de la misma pueden solicitar participar en la transmisión, con solo dar clic en la parte superior de la transmisión, Ya es el administrador quien determina la pertinencia y modera esas intervenciones.

Reuniones

 

Actividades que no cuentan con una transmisión, sino que son espacios abiertos para que las personas ingresen de una vez a nuestro motor propio EVIUSMEET donde pueden participar prendiendo cámara, activando micrófono, solicitar participación, sin necesidad de solicitar participar como en una transmisión en vivo. Suelen ser actividades más personalizadas, con menos cantidad de asistentes. 

  • Crea y disfruta de  salas para reuniones: B2B,  B2C, C2C o profesionales.
  • Establece relaciones más cercanas por medio de de interacciones de forma directa y virtual 

Video

 

Herramienta de utilidad para todas aquellas transmisiones y salas en donde desea mantener un contenido emitido para ser visualizado de manera diferida por los usuarios. Ideal para formatos de ruedas de negocios estimados para más de un día y que busca prolongar la experiencia del evento por tiempos largos.

Networking

 

Estrategia que consiste en ampliar la red de contactos profesionales. Con el fin de avanzar, aumentar y mejorar nuestras oportunidades laborales o de negocio. Para lograr dicho propósito contamos con un módulo específico  para hacer networking, donde podrás  hacer matchmaking, encontrar personas con tus mismos intereses, agregar contactos, programar citas y tener reuniones B2B,  B2C, C2C o profesionales.

Dentro de esta sección encuentras opciones como: 

  • Participantes: Listado de usuarios que buscan vender y/o comprar algún producto, servicio y/o proceso, están inscritos en el evento 
  • Perfil en el evento: Es la forma en la cual como usuario expongo mis productos, servicios y/o procesos.
  • Matchmaking: Con la información recolectada en el formulario de inscripción EVIUS puede determinar los participantes que pueden ser de tú interés y generar un Match profesional.
  • Solicitud de contactos y citas: consultar y gestionar los estados de  las solicitudes enviadas y recibidas.
  • Notificaciones: Te informamos dentro de la plataforma y por correo electrónico qué personas buscan establecer contigo  una cita o charla de negocio.
  • Reuniones / Citas: Agenda citas, y ten un espacio de  encuentro en nuestra plataforma para establecer todo tipo de negociación en el marco del networking que  se está desarrollando.

Stands / Empresas

 

Espacio en el que las empresas pueden exponer, presentar productos-servicios, dar a conocer su marca y establecer contactos.  Contamos con un sección propia y desarrollada pensada en  que sea una ventana comercial para  tus aliados. Esto quiere decir que permite que cada empresa tenga una landing prácticamente conviviendo en el evento, que puede personalizar y colocar información valiosa para tener mayor presencia y alcance del público que asiste al evento.

  • Tenemos dos visualizaciones para la empresa (tipo listado y tipo stand), la visualización general donde encontrarás información de todas las empresas ( URL, nombre, contacto y la opción para conocer más). en esté espacio puedes colocar etiquetas y color a cada empresa para identificarlas, destacarlas, etc 
  • Internamente cada empresa cuenta con un espacio tipo landing personalizada donde encuentras información general, descripción, banner, video promocional, url para visitar su página oficial. EVIUS permite que cada empresa en el evento, en particular sus patrocinadores, puedan colocar sus productos y servicios (colocando una imágen, información y enlace para adquirirlos o enviarlos directamente a  la pag de la empresa) y puedan conocer más sobre estos. Colocar  información  de los colaboradores para que los asistentes puedan  establecer contacto con  alguien puntual de la empresa, según sus necesidades o intereses comerciales. finalmente un espacio para compartir imágenes de casos de éxito, iniciativas sociales que la empresa tiene, o simplemente comparte imágenes de promociones, descuentos, etc. 

Post Producción

Entrega de data

Memorias Evento

Acceso y/o envío del evento pregrabado. 

Entrega De Data

  1. Cantidad de personas activas por actividad de la agenda de tú evento.
  2. Número total de personas conectadas durante el evento.
  3. Cantidad de inscripciones  (check-ins) por usuario al evento en vivo.
  4. Puntajes y rankings para entrega  de premios en trivias y gamification (opcional)
  5. Reporte de comunicaciones enviadas.
  6. Cantidad de citas agendadas en networking 
  7. Exporta toda la información adquirida previo, durante y después de tu evento.
  8. Toma decisiones para que tus próximos eventos tengan mayor engagement 

Algunas de las ruedas de negocio que hemos realizado

Rueda de negocios Bancolombia (Negocios del Agro)
RUEDAS DE NEGOCIO NARANJA 2021
MeetUps – Xposible – Colsubsidio