La rueda se divide en franjas de igual duración, normalmente entre diez y veinte minutos, con un timbre que marca el cambio. Cada participante recibe su propia hoja de ruta: mesa, hora y con quién se sienta en cada franja.
Se calcula antes del evento a partir de los intereses declarados en el registro, y respeta dos reglas: nadie se sienta dos veces con la misma contraparte y nadie queda con franjas vacías mientras haya una pareja compatible disponible.
Cuando un participante cancela, su franja se reasigna sin rehacer toda la malla. Los facilitadores en sala gestionan los cambios de última hora y verifican que cada mesa arranque a tiempo.
Al cierre, cada cita queda registrada como realizada o no realizada, y ese es el dato que permite comparar la rueda de este año con la del anterior.
La logística de mesas, los facilitadores y la gestión de agenda asistida son parte de Mocion Experiences y se cotizan aparte.