SUMMIT Y
WEBINAR

Explora las diferentes facilidades que nuestra plataforma dispone para desarrollar webinars eficaces y que cumplen con cada una de las exigencias realizadas por nuestros clientes.

Son eventos, presentaciones de video, talleres, seminarios, sesiones de entrenamiento o charlas en el aula, las cuales se realizan en línea donde los asistentes pueden observar el contenido expuesto y participar a través de un chat para manifestar las dudas e inquietudes que surjan del tema que se expone dentro de este tipo de encuentros.

Etapas de ejecución de un webinar

Pre producción 

 

Para este momento se tiene que establecer los parámetros y necesidades técnicas que sean requeridas para llevar a cabo una actividad virtual sin ninguna clase de contratiempos. El desarrollo de pruebas técnicas previas al evento resultan fundamentales para minimizar cualquier eventualidad y así desarrollar un webinar con total garantía.

  • Expectativa, landing (home del evento)
  • Envío mailing de invitación.
  • Envío invitación física.
  • Registro / Inscripción (En plataforma)
  • Envío de confirmación de inscripción con link de conexión.
  • Envío de recordatorios de fechas del evento, enlace de conexión
  • Espacio para permitir el visualizar empresas o panelistas que hacen parte del webinar
  • Posibilidad de transmitir en vivo webinars de manera simultánea
  • Brindamos servicio de webcast, una manera efectiva de mostrar sus webinars pregrabados y los asistentes puedan verlo en diferido.

Producción 

 

Durante esta fase de desarrollo del congreso se ejecuta toda la actividad, teniendo en cuenta si hay presencialidad, virtualidad o de manera híbrida:

  • Check-in.
    • Evento virtual (Ingreso al evento en plataforma, ingreso a citas y/o actividades programadas). 
    • Evento presencial (Ingreso por código QR, ingreso por código de barras en documento de identidad). 
  • Evento con transmisión  en vivo con la opción de manejo de salas simultáneas y la posibilidad de todos poder participar a través de nuestro motor propio de transmisión (eviusmeet). Esto nos permite gestionar videoconferencias, chats, intervenciones de los asistentes, entre otras afines.
  • Notificación de las actividades que están por iniciar o  en vivo
  • Encuentros más cercanos entre grupos  con intereses relacionados, por medio de actividades de tipo reunión.
  • Experiencias interactivas virtuales y Gamification para generar mayor cercanía, interacción e interés con los asistentes. Contamos con módulo de encuesta, sección de muro, chats público y privado, además de desarrollo de juegos a la medida.
  • Soporte continuo a los asistentes mediante el módulo de preguntas frecuentes y chat en vivo dentro del evento.

Post – producción 

 

Seguimiento a las actividades y procesos efectuados después de la ejecución del evento. Evaluación y  monitoreo para medir la participación e  impacto del congreso, concluyendo con el informe y retroalimentación de la labor desarrollada. Sube contenido de las actividades realizadas (Videos – memorias de las conferencias, Habilita sección de certificados, para descarga de certificado de participación. 

  • Videos / memorias.
  • Informe de métricas de cada actividad desarrollada al interior del congreso.
  • Informe de métricas del congreso.
  • Certificados de participación

Preproducción

Datos

 

Permítele a tus asistentes inscribirse al webinar previo a su fecha, adquiriendo los datos necesarios para establecer estrategias con las cuales definir si requiere una mayor difusión que pueda hacer para sumar más inscritos a la actividad.. 

Se cuenta con un formulario de inscripción personalizado para que la data del usuario a obtener sea más completa y el perfil que se obtenga de cada uno de los asistentes sea el más completo y cercano a las necesidades que busque el cliente.. 

Comunicaciones

 

EVIUS permite crear diferentes tipos de comunicaciones a través de nuestro módulo de comunicaciones que permite el envío de mailings personalizados e incluso remitirlos de forma seccionada a un número de asistentes específicos que estén inscritos al webinar. Brinda la oportunidad de personalizar los correos con diferentes opciones como: colocar imágenes (banner – footer – imágenes sueltas como infografías), hipervínculos o fecha del evento. estas invitaciones puedes vincularlo a un calendario sin problema (google calendar,  ICal (apple), outlook, entre otros)

Landing del evento

 

Nuestra página inicial centralizará toda la información y comunicación del evento, con el propósito de brindar la comunicación oportuna a los asistentes.

  • Evento.
  • Agenda.
  • Conferencistas.
  • Documentos.
  • Encuestas.
  • Chat en línea (tanto público como privado)
  • Gamification.
  • Transmisión en vivo.
  • Certificados.
  • Memorias.
  • Perfil.
  • Preguntas frecuentes.

Contenido e imagen

 

La transmisión estará acompañada de diferentes piezas para hacer la experiencia más entretenida y amena para los asistentes conectados. 

  • Cortinillas bienvenida, intermedios y despedida.
  • Banners.
  • Máscaras.
  • Videos en pantalla principal.

Producción

Transmisión en vivo

 

Actividad  en el que no hay un límite de asistentes, usa una tecnología propia patentada EVIUSMEET  que permite que tengas lo mejor de zoom y de meet en un solo lugar. Además de brindar la opción de brandear totalmente la transmisión por medio de opciones como: Color de la marca, imagen de fondo, banners, overlays, templates, etc. 

Además de que puedes grabar la transmisión, descargar el contenido y vincularlo de una vez en la actividad. 

Los asistentes a tú webinar pueden ver la transmisión sin ningún inconveniente y si quieren participar activamente de la misma por medio de nuestro chat y participar también del evento con el uso de herramientas como las encuestas, trivias, gamificación entre otras que llevarán tu experiencia webinar a otro nivel..

Gamification

 

La interactividad es uno de los pilares que tenemos en nuestra plataforma, por está razón contamos con encuestas y juegos relacionados a las actividades que se desarrollan en el webinar.

Cautiva a tu público con trivias en cualquier momento de la actividad, incluye premios  a las personas con mejor posición en el ranking de la encuesta. O si quieres  mayor interacción añade juegos y puntajes para que se diviertan mientras disfrutan  de la programación.

Videos / Memorias

 

Sabemos que los contenidos dictados en cada actividad del  webinar son muy valiosos, muchas veces hay actividades simultáneas que nos llaman la atención y es imposible asistir a las dos, por lo que EVIUS pensó en una sección exclusiva donde podrás encontrar los videos de cada charla grabados para que puedas disfrutar de todos los contenidos del evento en cualquier momento. ¡No te perderás de ningún contenido!

Documentos

 

En EVIUS contamos una sección que te permite colocar el material relacionado a las actividades relacionadas, eso quiere decir que puedes colgar presentaciones de power point, pdfs, documentos en word – excel, videos y audios relacionados a las charlas dictadas, para que tus asistentes puedan descargar el material y disfrutarlo posteriormente. ¡Todo en un solo lugar!

Post-Producción

Entrega de data

Memorias Evento

Acceso y/o envío del evento pregrabado. 

Entrega De Data

  1. Cantidad de personas activas por actividad de la agenda de tú evento.
  2. Número total de personas conectadas durante el evento.
  3. Cantidad de inscripciones  (check-ins) por usuario al evento en vivo.
  4. Puntajes y rankings para entrega  de premios en trivias y gamification (opcional)
  5. Reporte de comunicaciones enviadas.
  6. Cantidad de citas agendadas en networking

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