Si bien el siglo en el que estamos se basa en la hiperconectividad que “es un concepto que sintetiza la situación actual del ser humano en la cual vive conectado permanentemente a la información a través de diferentes dispositivos como la radio, la televisión, internet y el teléfono móvil” (Paoli,2020). la sociedad echa de menos el trato humano y la cercanía, es por esto que gracias a la vacunación masiva a nivel mundial se ha logrado un avance en el regreso de las actividades físicas y volver a esa “normalidad” en la que vivíamos siempre.
Según un estudio realizado por Advertiser Perceptions en Estados Unidos “la proporción de ejecutivos están dispuestos a asistir a eventos físicos en el tercer y en el cuarto trimestre del año que escaló hasta el 45 por ciento en abril” es decir, en este año los ejecutivos tienen planeado volver a los eventos físicos en una mayor proporción, sin embargo la presencialidad deberá asumir multiples retos y componentes que deberán volverse una cotidianidad y una nueva realidad para los asistentes, es por esto que hay que tener muy claro los cambios que vienen consigo y lo que nos espera en el futuro.
Los retos que deben asumir en los eventos presenciales básicamente son causados por los avances tecnológicos que se dieron a partir de la pandemia ocasionada por el covid 19, es por esto que tienen el deber de innovar y actualizar su forma de hacer los eventos; algunos de estos retos son:
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Alcance a nivel mundial:
debido a que los eventos presenciales en el 2022 tienen restricciones de asistentes a raíz del covid19, también está la barrera entre países ya que no todos pueden viajar justo al lugar donde se realizará el evento. Según Eric Mottard “en su entorno, todo lo que se escucha es que los asistentes quieren eventos y que aquellos que ya se están haciendo tienen un impacto emocional brutal y una formidable asistencia”.
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Resultados menos medibles:
a diferencia de los eventos virtuales, estos no tienen la posibilidad de tener los datos de manera exacta porque en la presencialidad no es tan fácil tener un registro exacto, saber cuándo se van del evento o a qué hora ingresan y son muy importantes estos datos ya que sirven para justificar la inversión, para mejorar las debilidades del evento y seguir aportando valor a la empresa para poder destacar la herramienta de motivación, comunicación, venta, formación y fidelización.
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Menos interactividad e innovación en actividades:
la interactividad en la presencialidad deberá jugar un papel muy importante porque las personas debido a la virtualidad se acostumbraron a la interactividad y dinamismo en los eventos, entonces se vuelve un poco tedioso poder entretener a 100 personas en un evento de 5 horas, sentados en una silla y teniendo acceso a las distracciones de primera mano como el celular; es ahí donde se deben encontrar las herramientas perfectas para poder interactuar de manera presencial con todos los asistentes y colaboradores.
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Dificultad en el desarrollo y ejecución de las actividades:
es normal que en los eventos presenciales se presenten retrasos, fallas y problemas logísticos a la hora de la planeación, organización y ejecución; sin embargo estos son problemas que se deben ir solucionando a medida de la evolución de la tecnología.
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Unificar comunicación e información en un solo lugar para los participantes a los eventos
uno de los más grandes retos de los eventos presenciales es poder centralizar la información en un sólo lugar, ya que la información tiende a dispersarse con el tiempo y el voz a voz; este ofrece el control definitivo de los organizadores, asistentes y logística del evento.
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Manera de tener informados a los asistentes antes, durante y después del evento:
es tan normal que un usuario no quiera dar sus datos completos y es ahí es donde se empieza a romper el envío de la información a los asistentes, así mismo saber su interés y contarles los cambios que se hacen durante el evento, posibles eventos a futuro y demás información importante que necesiten los organizadores, patrocinadores y asistentes que estarán en el evento.
Según Eric Mottard “la gente cada vez presta menos atención al evento online. Si quieres impactar, tienes que hacerlo en presencial” es por estos que los retos deben ser más que superados y llevarlos a una innovación definitiva porque es una realidad que las personas quieren volver a esa cercanía de los eventos, sentir que viven una experiencia completa como se les ofrecía antes y para que los eventos presenciales sean esa vieja normalidad que tanto le gustaba a las personas.
En este sentido, existen dos grupos de personas divididos por la necesidad emocional y la de negocio. En el primer aspecto, son esas personas que quieren volver a verse, emocionarse por viajar a un lugar nuevo, conocer personas y nuevas culturas, ese grupo de personas que quiere sentir que es parte de algo; está el grupo del segundo aspecto, son esas personas que desean hacer exposición de marca de manera presencial o tangible para tener mayor impacto y que los usuarios puedan recibir una retroalimentación inmediata sobre el producto o servicio que se está ofreciendo.
En fin, los eventos presenciales llegaron para volver a ser parte de nuestra realidad y es necesario poder quitarnos el miedo de este regreso, ya que no somos una cláusula digital, somos una sociedad unida para vivir experiencias presenciales y generar ese diálogo generacional y productivo de forma indispensable e inteligente.
