Contamos con las herramientas necesarias para garantizar el óptimo desarrollo de sus asambleas. Evius presente antes, durante y después para facilitar el desarrollo y éxito de tus asambleas, conoce las funcionalidades disponibles para este evento. Cumplimos con la Ley 1266 de 2008 “Habeas Data” y la norma GDPR en la protección de data.
En las asambleas se comparte bastante información y se toman decisiones importantes para encaminar y mejorar la vida de los propietarios, inquilinos y la comunidad. por ello es importante contar con el mejor equipo, la mejor logística y tecnología que acompañe este proceso.
EVIUS cuenta con una solución tecnológica, logística, humana, que facilita los procesos de la asamblea, control de ingreso, votaciones, quórum, publicación de documentos o actas, espacios de la reunión, ya sea virtual por medio de la plataforma remota, o presencial con los mejores espacios, carpas, sillas y elementos audiovisuales para mejorar la experiencia y ayudar a llevar a cabo una asamblea fluida, rápida y cumpliendo las exigencias legales.
Solución completa
Ejecute sus asambleas de manera presencial, virtual e híbrida con la tranquilidad de contar con un equipo especializado y con alta tecnología. A continuación te mostramos algunas sugerencias y funcionalidades que te ayudarán en la gestión éxitosa del evento y agilidad en el desarrollo del mismo en todas sus etapas
Antes del evento – Preproducción
Preparación y definición del evento, se valida si el evento es virtual, presencial e híbrido. Se planea y coordina el lugar (si es presencial) la organización del orden del día, la preparación de todos los materiales, equipos y secciones / funcionalidades (opcional) que tendrá disponible la asamblea. Entre las opciones que nuestra plataforma dispone y recomienda para desarrollar de manera efectiva esta fase están:
- Convocatoria a la asamblea
- Inscripción y confirmación de asistencia
- Scouting del lugar (si es evento presencial)
- Landing informativa (Publicación de información)
- Envío mailing de invitaciones, información y recordatorios
- Configuración de secciones y salas
Convocatoria
Comunica el evento antes de que se realice con el tiempo que establece la ley, de esa manera las personas que hagan parte de la asamblea tengan toda la información, se inscriban previamente o comuniquen sus novedades
Conoce algunos de los beneficios
- Contador del evento
- Call to action para inscribirse
- Información del evento
- Orden del día (Programación-temas a tratar)
Datos de los asistentes
Permítele a los copropietarios inscribirse al evento o comunicar novedades previo a la fecha de la reunión.
El formulario de inscripción que poseemos es completamente personalizable, como por ejemplo: se puede configurar, nombre y calidad de los asistentes (copropietario, representante o apoderado), su unidad privada y su respectivo coeficiente; manera en la cual asistirá si presencial o virtual. De esta manera se asignara coeficiente para votación y se obtendrán informes más completos.
Comunicaciones
La comunicación para estos eventos es vital debido a la importancia de los temas que se tratan. Con EVIUS se mantendrán a los copropietarios informados y actualizados sobre temas de la propiedad horizontal y de la reunión, además de permitir una comunicación segmentada como ejemplo enviar información a los miembros del consejo.
EVIUS permite crear diferentes tipos de comunicaciones con la posibilidad de enviar códigos QR, redireccionamiento a paginas web u otro link que sea pertinente, para que los copropietarios tengan antes, durante y después del evento toda la información necesaria y que exige la ley. Adicionalmente brinda la oportunidad de personalizar los correos con diferentes opciones como: colocar imágenes (banner – footer – imágenes sueltas como infografías), hipervínculos o fecha del evento que se puede vincular a calendarios sin problema (google calendar, ICal (apple), outlook, entre otros)
Scouting del lugar
Este servicio es para asambleas presenciales e híbridas
Nuestro equipo realiza una visita previa para conocer las condiciones del lugar y así brindar la mejor de las experiencias adecuado al sitio de ejecución, si necesitas un espacio te ayudamos a conseguirlo
Conoce algunos de los beneficios
- Logística y fluidez en el evento
- Preparación previa y organización de los equipos en el espacio
- Agilidad en el desarrollo de las actividades
Landing Copropiedad
La copropiedad podrá contar con una página que centralizará toda la información del evento con el propósito de brindar la comunicación oportuna a los asistentes. Adicionalmente está será completamente privada para los propietarios.
Conoce todo lo que podrás encontrar en un solo lugar
- Evento (Información de la asamblea)
- Orden del día (Puntos a tratar)
- Documentos (Resúmenes, acuerdos, actas)
- Encuestas – Votaciones por coeficiente
- Chat en línea
- Transmisión en vivo
- Memorias / Videos grabaciones de la asamblea
Durante el evento – Producción
Conoce las principales funcionalidades que puedes usar en el transcurso del evento, para que tus asistentes tengan una experiencia diferente
- Check-in, control de asistencia
- Control-Verificación de poderes
- Control y validación de quórum
- Grabación de la sesión
- Transmisión en vivo con posibilidad de que los espectadores interactúen
- Transcripción de la reunión
- Votaciones por coeficiente, garantizando transparencia y presentando los resultados en tiempo real
Check in Virtual
Conoce qué personas se han inscrito a tu evento previo a su inicio e identifica quienes asistieron o participaron al evento.
Check Físico
- Check in por QR: Al leer el QR en el evento, la plataforma hace check de ingreso controlando y validando los inscritos.
- Check in por escaneo de documento: Durante el evento la persona de logística podrá usar el lector de código de barras para validar la inscripción por medio del documento de identidad. Si no está inscrita la persona, el lector sube los datos al sistema.
- Check in por búsqueda manual: Filtrar / Buscar de manera manual la información de tus asistentes
- Con diferentes tecnologías
- Impresión de escarapelas
- Auto check in por medio de totéms
Control de asistencia
Los asistentes (propietarios y/o personas con el poder debidamente diligenciado para asistir), cuentan con acceso exclusivo para ingresar a la plataforma, se identifican con número de documento de identidad + Porcentaje del fideicomiso (configurable según requerimiento).
Conoce algunos de los beneficios
- Facilita el ingreso y registro de los asistentes.
- Datos en tiempo real sobre la participación y el quórum.
- Registro de la hora de ingreso, reingreso o salida.
Recepción y envío de poderes
Los asistentes que no se encuentren en posición de votar, pueden seleccionar un apoderado, esto se validará por medio de poderes debidamente diligenciados.
Los perfiles receptores, serán destacados dentro de los asistentes.
Conoce algunos de los beneficios
- Registro de la novedad de asistencia
- Inscripción de quienes serán los representantes en la reunión
- Validación de información
Votaciones en vivo por coeficientes
Informes en tiempo real que contienen número de asistentes, número de votos, resultado de votaciones. Es posible contar los votos por persona, por porcentaje de metraje o coeficiente.
Conoce algunos de los beneficios
- Interactivas
- Métricas en tiempo real
- Votación por peso de acciones o coeficiente
- Sin limites en el número de decisiones (preguntas) que se realicen
- Informe detallado
Transmisión en vivo – Asamblea video virtual
Actividad (para eventos virtuales e híbridos) que brinda una capacidad ilimitada de usuarios, usamos nuestra propia tecnología patentada, EVIUSMEET; la cual permite obtener lo mejor de zoom y de meet en un solo lugar. Igualmente ofrece la opción de brandear totalmente la transmisión por medio de opciones como: color de la marca, imagen de fondo, banners, overlays, templates, entre otros.
Los asistentes al evento pueden ver la transmisión sin ningún inconveniente y pueden participar activamente de la misma siempre que el moderador le habilite para hacerlo. Pueden solicitar participar en la transmisión.
Conoce algunos de los beneficios
- Privacidad, evento exclusivo para su comunidad.
- Solicitud para pedir la palabra.
- Soporte técnico para habilitar micrófono y cámara.
- Equipo especializado de soporte.
- Comunicación de mensajes escritos en tiempo real entre los asistentes.
- Grabación de la asamblea.
Después del evento – Posproducción
Seguimiento a las actividades y procesos efectuados después de la ejecución del evento, con evaluación y monitoreo para medir la participación e impacto del evento, concluyendo con el informe y retroalimentación del evento y gestión del mismo.
Finalmente conoce las siguientes funcionalidades que puedes usar posterior al evento, tanto para asistentes como para los organizadores
- Grabación
- Documentos – Transcripción
- Informe de métricas de cada actividad desarrollada al interior de la asamblea: votos, registro, quórum
Entrega de data
Memorias Evento
Envío de acceso y/o descarga del evento grabado.
Entrega de data
Los informes por escrito se entregarán 24 horas después de terminada la asamblea.
Conoce algunas de las métricas que tendrás
- Cantidad de personas activas por actividad de la agenda de tú evento.
- Quórum total desde el inicio hasta el final
- Número total de personas conectadas durante el evento e inscritas por cada actividad.
- Cantidad de inscripciones (check-ins) por usuario al evento en vivo.
- Resultados votaciones
- Reporte de comunicaciones enviadas.
- Grabación de la asamblea
TRANSCRIPCIÓN DE LA ASAMBLEA
CHAT PÚBLICO DE LA ASAMBLEA
ASISTENCIA Y QUÓRUM
RESULTADO VOTACIONES
Grabaciones / Documentos
Terminadas las actividades, se activa la sección de videos / memorias para quienes deseen observar el evento posteriormente.
Adicionalmente se puede contar con una sección que permitirá a los administradores publicar la información de la asamblea como por ejemplo documentos, acuerdos, informes que los copropietarios podrán descargar.
SERVICIOS COMPLEMENTARIOS
¿Necesitas un salón o infraestructura para exteriores? en EVIUS contamos con servicios complementarios para mejorara la experiencia de tus asambleas tales como:
Sonido profesional
Software de votación
Silleteria
Alquiles de carpas
Salones de eventos
¿Listo para empezar?
¡Deja tus eventos en nuestras manos! Experiencia y pasión en lo que hacemos. EVIUS – Ecosistema para eventos
