ASAMBLEAS

Contamos con las herramientas necesarias para garantizar el óptimo desarrollo de sus asambleas. Evius presente antes, durante y después para facilitar el desarrollo y éxito de tus asambleas, conoce las funcionalidades disponibles para este evento. Cumplimos con la Ley 1266 de 2008 “Habeas Data” y la norma GDPR en la protección de data.

Una asamblea es un grupo formado por miembros de una organización quienes  periódicamente se reunén para realizar el seguimiento de un proceso, brindar garantías, tomar  decisiones importantes.
Son reuniones de carácter representativo; deliberativo: antes de tomar decisiones, se proponen y debaten los problemas existentes, las soluciones, medidas, consecuencias, etc; Se realizan votaciones, bajo el principio de igualdad, una persona, un voto; Es legislativa es decir, desarrollan normas que afectan al conjunto del territorio que representan.

Lo recomendable es que estas duren alrededor de 2 horas, con un máximo de 3 horas.

Veamos algunos consejos que desde nuestra plataforma le ayudarán a optimizar la organización de una asamblea y obtener los mejores resultados posibles:

Ellos han confiado en nosotros

Hemos acompañado con éxito a grandes empresas en el proceso de organización, planificación, gestión y desarrollo de sus eventos presenciales, virtuales e híbridos

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Ejecute sus asambleas con la tranquilidad de contar con un equipo especializado

En una asamblea se presentan diferentes momentos que deben ser atendidos de manera diferente, a continuación te mostramos algunas sugerencias y funcionalidades que te ayudarán en la gestión éxitosa del evento

Antes del evento – Preproducción

preproduccion eventos
 En esta fase se efectúa la definición para participar en la asamblea (si el encuentro se desarrolla en un formato presencial, virtual o híbrido), además se establece el mecanismo para efectuar la inscripción de manera efectiva, se planea y coordina la organización del cronograma de actividades  y la preparación de todos los materiales y secciones / funcionalidades (si es el caso) que tendrá disponible la asamblea.  Entre las opciones que nuestra plataforma dispone y recomienda para desarrollar de manera efectiva esta fase están: 
  • Pre landing (Comunicación del evento)
  • Formulario de registro / Inscripción (En plataforma) 
  • Scouting del lugar (si es evento presencial)
  • Landing informativa
  • Envío mailing de invitaciones
  • Configuración de secciones y salas

Landing de promoción/comunicación

Comunica el evento antes de que se realice, para que las personas que hagan parte de la asamblea tengan toda la información y se inscriban previamente. 

Conoce algunos de los beneficios
  • Contador del evento (Expectativa)
  • Call to action para inscribirse
  • Información del evento
  • Agenda (Programación)

Datos de los asistentes

Permítele a tus asistentes inscribirse al evento previo a su fecha, adquiriendo los datos necesarios para hacer analítica a la data sumada, hacer ajustes necesarios según lo observado, medir si se está cumpliendo la expectativa de inscritos esperados.

El formulario de inscripción que poseemos es completamente personalizable, así la data del usuario a obtener es más completa, dará datos concretos y relevantes para establecer conclusiones del evento ejecutado. Como por ejemplo personas con poderes, personas que se conectarón remotamente entre otras posibilidades

Comunicaciones

La comunicación para estos eventos es vital debido a la importancia de los temas que se tratan. Es imprescindible aprovechar las virtudes de nuestra plataforma para brindar una buena impresión a nuestros usuarios y posterior a inscribirse mantenerles al tanto de las actualizaciones y fechas cercanas a la asamblea. Puedes enviar correos a todos los inscritos, también permite una comunicación segmentada y con contenidos de valor que te acerquen a estos públicos especializados.

EVIUS permite crear diferentes tipos de comunicaciones (Mailing, código QR, redireccionamiento de la página web u otro link web que sea pertinente) para tus asistentes en diferentes etapas del evento. Brinda la oportunidad de personalizar los correos con diferentes opciones como: colocar imágenes (banner – footer – imágenes sueltas como infografías), hipervínculos o fecha del evento. estas invitaciones puedes vincularlo a un calendario sin problema (google calendar, ICal (apple), outlook, entre otros)

Scouting del lugar

Este servicio es para asambleas presenciales e híbridas

Nuestro equipo realiza una visita previa para conocer las condiciones del lugar y así brindar la mejor de las experiencias adecuado al sitio de ejecución.

Conoce algunos de los beneficios
  • Logística y fluidez en el evento
  • Preparación previa y organización de los equipos en el espacio
  • Agilidad en el desarrollo de las actividades
eventos presenciales

Landing del evento

Nuestra página inicial centralizará toda la información y comunicación del evento con el propósito de brindar la comunicación oportuna a los asistentes.

Conoce todo lo que podrás encontrar en un solo lugar
  • Evento (Información de la asamblea)
  • Agenda (Puntos a tratar)
  • Documentos (Resúmenes, acuerdos, entre otros)
  • Encuestas – Votaciones
  • Chat en línea
  • Transmisión en vivo
  • Memorias / Videos grabaciones de la asamblea

Contenido e imagen

La transmisión estará acompañada de diferentes piezas para hacer la experiencia más entretenida y amena para los asistentes conectados.

Conoce algunas de las piezas que podemos diseñar
  • Cortinillas bienvenida, intermedios y despedida.
  • Banners.
  • Videos en pantalla principal.
  • Salas personalizadas según las necesidad del cliente y alcance de nuestra plataforma.

Durante el evento – Producción

Conoce las principales funcionalidades que puedes usar en el transcurso del evento, para que tus asistentes tengan una experiencia diferente

  • Check-in.
  • Control-Verificación de poderes
  • Validación de quórum
  • Transmisión  en vivo con posibilidad de que los espectadores interactúen
  • Votaciones, contamos con un módulo que permite realizar votaciones, garantizando transparencia y mostrando los resultados en tiempo real
  • Grabación del evento
produccion-eventos

Gestión de ingreso – Check in

Es la herramienta que te permite conocer e identificar los asistentes que ingresaron a tu evento y en tu agenda programada.

  • Diferentes tecnologías
  • Impresión de escarapelas 
  • Auto check in por medio de totéms

Check in Virtual 

  • Evento:
    • Conoce qué personas se han inscrito a tu evento previo a su inicio.
    • Identifica quienes asistieron o participaron al evento.
  • Actividad:
    • Identifica quienes asistieron o participaron dentro de las actividades configuradas en la agenda  de tu convención.
    • Analiza las actividades de mayor interés o impacto  para tus asistentes.

Check Físico  

  • Check in por QR: Al leer el QR en el evento,  la plataforma   hace check de ingreso controlando y validando los  inscritos.
  • Check in por escaneo de documento: Durante el evento  la persona de logística  podrá usar el lector de código de barras para validar la inscripción por medio del documento de identidad. Si no está inscrita la persona, el lector  sube los datos al sistema. 
  • Check in por búsqueda manual:  Filtrar / Buscar de manera manual la  información de tus asistentes según los datos almacenados en la inscripción

Control de asistencia

Los asistentes (propietarios y/o personas con el poder debidamente diligenciado para asistir), cuentan con acceso exclusivo para ingresar a la plataforma, se identifican con número de documento de identidad + Porcentaje del fideicomiso (configurable según requerimiento).

Conoce algunos de los beneficios
  • Facilita el ingreso y registro de los asistentes.
  • Datos en tiempo real sobre la participación y el quórum.
  • Registro de la hora de ingreso, reingreso o salida.

Transmisión en vivo – Asamblea video virtual

Actividad  que brinda una capacidad ilimitada de usuarios, además de emplear nuestra propia tecnología patentada, EVIUSMEET; la cual permite obtener lo mejor de zoom y de meet en un solo lugar. Igualmente ofrece la opción de brandear totalmente la transmisión por medio de opciones como: color de la marca, imagen de fondo, banners, overlays, templates, entre otros.

Los asistentes al evento pueden ver la transmisión sin ningún inconveniente y pueden participar activamente de la misma siempre que el moderador le habilite para hacerlo. Pueden solicitar participar en la transmisión.

Conoce algunos de los beneficios
  • Privacidad, evento exclusivo para su comunidad.
  • Solicitud para pedir la palabra.
  • Soporte técnico para habilitar micrófono y cámara.
  • Equipo especializado de soporte.
  • Comunicación de mensajes escritos en tiempo real entre los asistentes.
  • Grabación de la asamblea.

Votaciones en vivo/
Toma decisiones

Informes en tiempo real que contienen número de asistentes, número de votos, resultado de votaciones. Es posible contar los votos por persona, por porcentaje de metraje o coeficiente.

Conoce algunos de los beneficios
  • Interactivas
  • Métricas en tiempo real
  • Votación por peso de acciones o coeficiente
  • Sin limites en el número de decisiones (preguntas) que se realicen
  • Informe detallado
realiza votaciones de asambleas

Recepción y envío de poderes

Los asistentes que no se encuentren en posición de votar, pueden seleccionar un apoderado, esto se validará por medio de poderes debidamente diligenciados.

Los perfiles receptores, serán destacados dentro de los asistentes.

Conoce algunos de los beneficios
  • Registro de la novedad de asistencia
  • Inscripción de quienes serán los representantes en la reunión
  • Validación de información

Después del evento – Posproducción

post produccion

En está etapa se realiza seguimiento a las actividades y procesos efectuados después de la ejecución del evento. Hay evaluación y  monitoreo para medir la participación e  impacto del evento, concluyendo con el informe y retroalimentación de la labor desarrollada. Finalmente contamos con las siguientes funcionalidades posterior al evento, tanto para asistentes como para los organizadores

  • Videos / memorias
  • Documentos
  • Informe de métricas de cada actividad desarrollada al interior de la asamblea
  • Informe de métricas de la asamblea, votos, registro, quórum

Entrega de data

Memorias Evento

Envío de acceso y/o descarga del evento pregrabado. 

Entrega de data

Los informes por escrito se entregarán 24 horas después de terminada la asamblea.

Conoce algunas de las métricas que tendrás
  • Cantidad de personas activas por actividad de la agenda de tú evento.
  • Quórum total desde el inicio hasta el final
  • Número total de personas conectadas durante el evento e inscritas por cada actividad.
  • Cantidad de inscripciones  (check-ins) por usuario al evento en vivo.
  • Resultados votaciones
  • Reporte de comunicaciones enviadas.
  • Grabación de la asamblea

TRANSCRIPCIÓN DE LA ASAMBLEA

CHAT PÚBLICO DE LA ASAMBLEA

ASISTENCIA  Y QUÓRUM

 

RESULTADO VOTACIONES

 

Videos / Memorias

Terminadas las actividades, se activa la sección de videos / memorias para quienes deseen observar el evento en diferido.

Herramienta de utilidad para todas aquellas transmisiones y salas en donde desea mantener un contenido emitido para ser visualizado de manera diferida por los usuarios. Ideal para formatos de ruedas de negocios estimados para más de un día y que busca prolongar la experiencia del evento por tiempos largos.

¿Listo para empezar?

¡Deja tus eventos en nuestras manos! Experiencia y pasión en lo que hacemos. EVIUS – Ecosistema para eventos

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