Evius presente antes, durante y después para facilitar el desarrollo y éxito de tus congresos, conoce las funcionalidades disponibles para este evento
Los congresos son reuniones donde los conferencistas se reúnen en un espacio predeterminado para debatir cuestiones previamente fijadas. Otro factor determinante es la duración del mismo la cual oscila de 3 a 5 días. En caso contrario se catalogaría de conferencia, convención, foro o asamblea, entre otros de menor duración. Generalmente la organización de este tipo de reuniones se hace con un margen de tiempo amplio (de seis meses en adelante lo sugerido), ya que el número de participantes suele ser alto (desde las cien personas en adelante).
Veamos algunos consejos que desde nuestra plataforma le ayudarán a optimizar la organización de un congreso y obtener los mejores resultados posibles:
- Establecer una plataforma de inscripción en línea que permite realizar pagos virtuales (a través de pasarelas de PayPal o servicios similares), para agilizar el proceso de admisión e ingreso al evento.
- Elaborar un formulario de inscripción que recoja toda la información necesaria para agilizar y optimizar la organización del congreso.
- Aprovechar los espacios que efectúen actividades en sala simultánea para emitir el contenido en los horarios estimados aprovechando las virtudes de nuestra plataforma y el usuario tenga la oportunidad no solo de asistir sino de escoger la charla en la cual desea estar presente o el organizador pueda fijar charlas que sean de acceso privilegiado o destinado a unos usuarios específicos.
Ellos han confiado en nosotros
Hemos acompañado con éxito a grandes empresas en el proceso de organización, planificación, gestión y desarrollo de sus congresos, convenciones y foros presenciales, virtuales e híbridos
Etapas de ejecución en los congresos
En un evento se presentan diferentes momentos que deben ser atendidos de manera diferente, a continuación te mostramos algunas sugerencias y funcionalidades que te ayudarán en la gestión éxitosa del evento
Antes del evento – Preproducción
Durante esta fase se efectúa la definición para participar en un congreso (si el encuentro se desarrolla en un formato presencial, virtual o híbrido), además se establece el mecanismo para efectuar la inscripción de manera efectiva, se planea y coordina la organización del cronograma de actividades y la preparación de todos los materiales y secciones / funcionalidades (si es el caso) que va a llevar a cabo el congreso. Entre las opciones que nuestra plataforma dispone para desarrollar de manera efectiva esta fase están:
- Pre landing (Promoción evento)
- Boletería dinámica
- Formulario de registro / Inscripción (En plataforma)
- Expectativa, landing (home del evento)
- Envío mailing de invitación
- Envío invitación física
- Envío de recordatorios de fechas del evento, enlace de conexión
- Configuración de secciones diseñadas para este tipo de evento (agenda/actividades, conferencistas/speakers, certificados, documentos, videos/memorias)
- Configuración de salas
Durante el evento – Producción
Durante esta fase de desarrollo del congreso se ejecuta toda la actividad, teniendo en cuenta si hay presencialidad, virtualidad o de manera híbrida:
- Check-in.
- Evento virtual (Ingreso al evento en plataforma, ingreso a citas y/o actividades programadas).
- Evento presencial (Ingreso por código QR, ingreso por código de barras en documento de identidad).
- Evento con transmisión en vivo que permite a los espectadores interactuar a través de nuestro chat y manejado desde nuestra plataforma que permite visualizar las presentaciones y panelistas de forma clara y precisa..
- Sección de empresas habilitada donde puedes colocar información en detalle de las empresas, organizaciones o personas naturales que hacen parte del webinar.
- Uso de módulos complementarios que permiten un desarrollo más avanzado y detallado del webinar. Contamos con encuestas, juegos, ranking, entre otros similares
Después del evento – Posproducción
Seguimiento a las actividades y procesos efectuados después de la ejecución del evento. Evaluación y monitoreo para medir la participación e impacto del congreso, concluyendo con el informe y retroalimentación de la labor desarrollada. Sube contenido de las actividades realizadas (Videos – memorias de las conferencias, Habilita sección de certificados, para descarga de certificado de participación.
- Videos / memorias.
- Informe de métricas de cada actividad desarrollada al interior del congreso.
- Informe de métricas del congreso.
- Certificados de participación
Antes del evento – Preproducción
Durante toda la vida del evento se presentan diferentes momentos que son atendidos de manera diferente. Te presentamos las principales funcionales que serán muy útiles en el momento previo al desarrollo del evento
Landing de promoción
Promociona el evento antes de que se realice, para que las personas que invitarás a la convención tengan toda la información y se inscriban contamos con un landing informativa y de promoción.
- Contador del evento (Expectativa)
- Call to actions para inscribirse, adquirir boletería
- Información
- Agenda (Programación)
- Ponentes
- Patrocinadores del evento
Datos de los asistentes
Permítele a tus asistentes inscribirse al evento previo a su fecha, adquiriendo los datos necesarios para hacer analítica a la data sumada, hacer ajustes necesarios según lo observado, medir si se está cumpliendo la expectativa de inscritos esperados, entre otros detalles según el tipo de congreso que estés desarrollando. Adicionalmente está información puedes usarla para la entrega de certificados, con los campos que necesites.
El formulario de inscripción que poseemos es completamente personalizable, así la data del usuario a obtener es más completa, dará datos concretos y relevantes para establecer conclusiones del evento ejecutado.
Boletería dinámica
Tenemos la oportunidad de brindarles un desarrollo que permite que el manejo de precios de boletería sea variable de acuerdo a diferentes horarios, promociones, etc. con la finalidad que más personas visiten tú landing del evento y adquieran las boletas.
- Sugerencias de precios de acuerdo a temporadas y flujo de personas
- Precios patrocinados por alguna empresa o marca
- Precios fijos, previamente establecidos
Comunicaciones
La comunicación para estos eventos es vital debido a lo robustos que son. Es imprescindible aprovechar las virtudes de nuestra plataforma para brindar una buena impresión a nuestros usuarios y posterior a inscribirse mantenerles al tanto de las actualizaciones y fechas cercanas al congreso. Puedes enviar correos a todos los inscritos, también permite una comunicación segmentada y con contenidos de valor que te acerquen a estos públicos especializados.
EVIUS permite crear diferentes tipos de comunicaciones (Mailing, código QR, redireccionamiento de la página web u otro link web que sea pertinente) para tus asistentes en diferentes etapas del evento. Brinda la oportunidad de personalizar los correos con diferentes opciones como: colocar imágenes (banner – footer – imágenes sueltas como infografías), hipervínculos o fecha del evento. estas invitaciones puedes vincularlo a un calendario sin problema (google calendar, ICal (apple), outlook, entre otros)
Landing del evento
Nuestra página inicial centralizará toda la información y comunicación del evento con el propósito de brindar la comunicación oportuna a los asistentes.
- Evento (promoción del congreso)
- Agenda (Cronograma de actividades)
- Conferencistas (Descripción de perfiles)
- Documentos (Resúmenes, catálogos, manuales, brief, etc)
- Encuestas
- Muro
- Chat en línea (tanto público como privado)
- Gamification (Juegos, ranking, premios)
- Transmisión en vivo
- Memorias / Videos grabaciones de charlas
- Preguntas frecuentes.
- Certificados
Contenido e imagen
La transmisión estará acompañada de diferentes piezas para hacer la experiencia más entretenida y amena para los asistentes conectados.
- Cortinillas bienvenida, intermedios y despedida.
- Banners.
- Máscaras.
- Videos en pantalla principal.
- Salas personalizadas según las necesidad del cliente y alcance de nuestra plataforma.
Conferencistas / Speakers
El verdadero gancho de un congreso son sus ponentes por lo cual contamos con una sección exclusiva para brindar información detallada de los conferencistas participantes en el congreso ( foto, profesión- especialidad, resumen biografia) sean ponentes nacionales e internacionales. Los conferencistas pueden estar categorizados según sector, especialidad, etc; esto se configura según naturaleza y propósito del congreso.
- Categoriza los speakers
- Coloca enlaces de interés para que conozcan más sobre cada expositor
- Brinda información valiosa de cada uno para motivar a los asistentes a participar
Patrocinadores
Para las empresas que patrocinen el evento, se cuenta con una sección que les permite tener a cada uno una ventana comercial, prácticamente cada empresa tendrá un espacio, landing donde podrá compartir más información como:
- Video promocional – DEMO
- Contactos de sus directivos o trabajadores
- Productos / Servicios
- Enlaces de intéres
- Galería de imágenes
- Información de contacto
Agenda / Actividades
Sección que sirve para visualizar el programa de actividades del congreso, vincular conferencistas, insertar información específica en cada actividad con las dinámicas que le sea pertinente. El usuario tendrá la oportunidad de participar en actividades y escoger en cual estar presente en caso de tener diversas actividades de manera simultánea.
Dinámicas
Dinámiza el evento con actividades interáctivas que tus asistentes pueden ir realizando a medida que se desarrolla el evento, algunas opciones son:
Encuentra el elemento, ¿quién quiere ser millonario?, comparte la foto. ¡Pregunta por las demás opciones disponibles!
Ids Google analytics / Pixel Facebook
Evius cuenta con la opción de vincular Ids de google analytics, google tag manager así como el pixel de facebook para hacer seguimiento del alcance de campañas de marketing.
Durante el evento – Producción
Conoce las principales funcionalidades que puedes usar en el transcurso del evento, para que tus asistentes tengan una experiencia diferente
Gestión de ingreso – Check in
Es la herramienta que te permite conocer e identificar los asistentes que ingresaron a tu evento y en tu agenda programada.
- Diferentes tecnologías
- Impresión de escarapelas
- Auto check in por medio de totéms
Check in Virtual
- Evento:
- Conoce qué personas se han inscrito a tu evento previo a su inicio.
- Identifica quienes asistieron o participaron al evento.
- Configura los roles de tus asistentes dependiendo de los administradores que requieras.
- Actividad:
- Identifica quienes asistieron o participaron dentro de las actividades configuradas en la agenda de tu convención.
- Analiza las actividades de mayor interés o impacto para tus asistentes.
Check Físico
- Check in por QR: Al leer el QR en el evento, la plataforma hace check de ingreso controlando y validando los inscritos.
- Check in por escaneo de documento: Durante el evento la persona de logística podrá usar el lector de código de barras para validar la inscripción por medio del documento de identidad. Si no está inscrita la persona, el lector sube los datos al sistema.
- Check in por búsqueda manual: Filtrar / Buscar de manera manual la información de tus asistentes según los datos almacenados en la inscripción
Transmisión en vivo
Actividad que brinda una capacidad ilimitada de usuarios, además de emplear nuestra propia tecnología patentada, EVIUSMEET; la cual permite obtener lo mejor de zoom y de meet en un solo lugar. Igualmente ofrece la opción de brandear totalmente la transmisión por medio de opciones como: color de la marca, imagen de fondo, banners, overlays, templates, entre otros. Cabe reseñar que puedes grabar la transmisión, descargar el contenido y vincularlo de una vez en la actividad.
Los asistentes al evento pueden ver la transmisión sin ningún inconveniente y pueden participar activamente de la misma siempre que el moderador le habilite para hacerlo. Pueden solicitar participar en la transmisión, con solo dar clic en la parte superior de la transmisión y aguardar que el administrador estime la pertinencia de su participación en el evento.
Reuniones
Actividades que no cuentan con una transmisión, sino que son espacios abiertos para que las personas ingresen de una vez a nuestro motor propio EVIUSMEET donde pueden participar prendiendo cámara, activando microfono, solicitar participación,sin necesidad de solicitar participar como en una transmisión en vivo. Suelen ser actividades más personalizadas, con menos cantidad de asistentes.
- Crea y disfruta de salas para reuniones más especializadas
- Establece relaciones más cercanas por medio de de interacciones de forma directa y virtual
Gamification
Permite motivar al usuario a seguir interactuando dentro del congreso. Para aumentar la participación e interés dentro de las actividades del congreso, Evius cuenta con diferentes opciones de gamification dentro de las cuales se encuentran:
- Desarrollo – publicación de juegos según las actividades
- Trivias, encuestas ajustadas a las dinámicas de la actividad
- Ranking de acuerdo a la participación e interacción con las diferentes actividades del evento
Después del evento – Posproducción
Finalmente contamos con las siguientes funcionalidades posterior al evento, tanto para asistentes como para los organizadores
Certificados
Forma eficiente de contar con un documento que cada usuario podrá descargar para validar sea su participación o alcance de logros en un congreso. EVIUS cuenta con la opción de configurar y personalizar certificados desde el diseño, texto y datos a mostrar del asistente o evento
- Personalizados (Imagen gráfica)
- Con los datos que necesitas mostrar
- A un solo clic para descargar
Videos / Memorias
Terminadas las actividades y el congreso, se activa la sección de videos / memorias para quienes deseen observar las actividades en diferido.
Herramienta de utilidad para todas aquellas transmisiones y salas en donde desea mantener un contenido emitido para ser visualizado de manera diferida por los usuarios. Ideal para formatos de ruedas de negocios estimados para más de un día y que busca prolongar la experiencia del evento por tiempos largos.
Entrega de data
Memorias Evento
Envío de acceso y/o descarga del evento pregrabado.
Entrega de data
- Cantidad de personas activas por actividad de la agenda de tú evento.
- Número total de personas conectadas durante el evento e inscritas por cada actividad.
- Cantidad de inscripciones (check-ins) por usuario al evento en vivo.
- Puntajes y rankings para entrega de premios en trivias y gamification (opcional)
- Reporte de comunicaciones enviadas.
¿Listo para empezar?
¡Deja tus eventos en nuestras manos! Experiencia y pasión en lo que hacemos. EVIUS – Ecosistema para eventos
