Uno de los aspectos más importantes en el desarrollo de cualquier evento es el proceso de registro. Esta consiste en establecer parámetros que ayudan a identificar, controlar y/o medir comportamientos de nuestros asistentes.
El registro nos ayuda a determinar la manera adecuada de ingreso en un evento, se ajusta dependiendo el tipo de actividad que ejecutemos y si su entorno es virtual, presencial o híbrido. Su buen estructuramiento permite un proceso de acceso al evento rápido y efectivo.
Para comprender en detalle las exigencias y maneras como podemos preparar nuestro ingreso en un evento expondremos los tipos de registro existentes y sobre cada uno ahondaremos sus facilidades y en qué actividades son más aconsejables implementarlas.
Formas de registro:
- Registro de asistencia.
- Registro por acreditación.
- Registro por boleto o código.
Qué es el registro de asistencia
Este tipo de registro nos ayuda a recolectar información genérica de nuestros asistentes. Por lo general la data que se recopila en este tipo de registro se asocia al lugar de origen y/o residencia, correo electrónico y/o número de contacto, por qué medio se enteró del evento y especialmente conocer el número total de asistentes a un evento.
Este tipo de registro ayuda a tomar información que nos es útil para el envío de mailings para eventos futuros con dinámicas similares al evento en el cual estuvo inscrito.
Qué es el registro de acreditación
Este tipo de registro especializado es útil para conocer detalles específicos de nuestros asistentes y categorizarlos. Es de uso frecuente para congresos donde se manejan diferentes tipos de asistentes, desde el speaker, conferencista, participante, entre otras categorías que son frecuentes en estos eventos.
Este registro es el que exige una planeación previa mayor en la cual siempre es importante tener en cuenta los siguientes aspectos:
- Lugar del evento.
- Duración del evento.
- Cantidad de asistentes que se esperan recibir y posteriormente acreditar.
- Qué clase de asistentes harán presencia para el evento.
- Detalles logísticos en el ingreso al evento.
- Recaudación.
- Mobiliario.
- Personal necesario para el proceso de registro y acreditación.
- Aspectos técnicos (luz, internet, entre otros).
- Aspectos complementarios (Papelería, tipo de credenciales a manejar, entre otros).
- Presupuesto establecido para el proceso de registro y posterior acreditación a los asistentes.
Teniendo en cuenta estos aspectos podemos determinar la complejidad de la labor a efectuar en el registro y acreditación de nuestros asistentes al evento y simplificar tanto el tiempo de ingreso como los costos, todo en ánimo siempre de primar tanto la agilidad como eficiencia en este proceso.
Qué es el registro por boleto o código
Esta forma de registro brinda al asistente la posibilidad de enviarle un código o generar un formulario en línea a través del cual se podrá inscribir al evento. El procedimiento consiste normalmente en el envío del código de entrada o formulario al asistente, posteriormente el asistente escanea el código en el sitio para verificar que sea el correcto.
Estos códigos permiten validar o no al asistente, corroborar si el código es el que corresponde e igualmente emplearse en la repartición de boletería física, imprimiendo estos códigos en boletería lo cual las hace más seguras y menos vulnerables de falsificaciones o duplicados.
Respecto al manejo de boletería es importante profundizar en su manejo, para lo cual lo primero a señalar son sus tipos, manejo y pertinencia.
- Boletería Virtual
Este tipo de boletería hace uso de códigos QR o código de barras para el control de acceso al evento. Este formato es el más simple y rápido, además de las ventajas que tiene a nivel de impacto ecológico. Sin embargo esta modalidad de registro no se aconseja para actividades que manejen reingresos al evento.
- Boletería Física
Este tipo de registro se maneja con impresiones especiales (sea por ejemplo papel sulfatado o papel térmico). Dado su nivel de seguridad y confiabilidad se recomienda en todo tipo de formatos de evento, incluyendo en aquellos que hay manejos de reingreso en actividades.
- Boletería Híbrida
Este formato es el de mayor uso en la actualidad donde se agilizan los procesos de compra de boletería, permitiendo la recogida o reclamo del boleto físico en sitio para control de acceso teniendo oportunidad de haber comprado el ingreso de manera digital.
Qué es la pasarela de pagos
Esta herramienta resulta indispensable al momento de definir el software de uso para la boletería que se pone a disposición del público para su compra. Acá se establecen las formas de pago entre las cuales están Pay Pal, PSE, entre otros mecanismos que se manejan a través de bancas u organismos financieros.
El seleccionar y tener un buen manejo de esta herramienta brinda la confiabilidad en el manejo de compras y acceso rápido al evento.
Logística del registro
En todo evento es fundamental establecer no solo el tipo de registro a efectuar sino además se debe tener en cuenta la logística que implica el registro, acreditación, manejo de boleto o código y el control de ingreso que demande la actividad a ejecutar. A partir de estos elementos ya expuestos podemos definir los siguientes detalles para configurar la logística pertinente para nuestros encuentros.
- Registro on line
Este registro brinda mayor facilidad y rapidez para el ingreso de los asistentes. Flexibiliza la manera de otorgarles una acreditación debido a que la data recopilada se tiene con antelación lo que además permite establecer los tiempos y personal necesario para la entrega oportuna de estas acreditaciones.
Tiene además la facilidad de manejar accesos también digitales que se pueden establecer sea de manera automática al momento que el asistente se registre en línea o entregarlos de manera personalizada a través de un mailing o en el sitio, esto según disposiciones del cliente.
La gran virtud de esta modalidad es que hace del ingreso del asistente un proceso rápido y eficiente.
- Registro en sitio
Este registro dispone de la preparación y manejo de ingreso de los asistentes cuyo proceso se hace en el lugar de la actividad y debe disponerse según las características y tipo de registro establecido para el encuentro. Debemos tener en cuenta para este aspecto:
- Sin acreditación: Esta alternativa es de uso constante para eventos masivos, sea conciertos, espectáculos o expos de gran envergadura. Se hace uso normalmente de manillas o sellos que poseen cada uno de los asistentes y le dan validez para acceder al evento. Es una opción muy económica y para encuentros con dinámicas muy generales o que son de asistencia gratuita.
- Con acreditación: Esta alternativa es la de mayor uso en los eventos ya que permite la identificación de nuestros asistentes, darle un mayor uso durante más días y especialmente garantizar una mayor seguridad para el acceso a un evento. Se recomienda su uso para eventos que maneje una lista cerrada o un tope de aforo, siempre y cuando este aforo no sea masivo.
- Autoregistro
Esta opción de registro permite al asistente efectuar su registro, sea en sitio o en línea, y en el lugar de la actividad efectuar de manera personalizada todo su proceso de acreditación. Este proceso se desarrolla teniendo a disposición para los asistentes de módulos o estaciones de auto-registro. Siempre igualmente para esta alternativa se cuenta con personal que ayude en caso que el asistente requiera ayuda o soporte técnico.
- Registro mediante código QR
Este tipo de registro que se puede obtener sea en línea o en el sitio del evento, acredita al participante dándole entrega de su acceso vía digital y que valida su ingreso todo a través de un dispositivo móvil donde llevará su código QR respectivo. Esta opción tiene actualmente amplio crecimiento entre los clientes debido a su facilidad y manejo mediante apps o mailings, además de permitirle al asistente registrarse en cualquier momento.
Igualmente esta alternativa abre opciones para el desarrollo de apps y PWA Apps destinadas específicamente que, si bien tienen un costo mayor, genera una experiencia más avanzada y cercana a los últimos desarrollos tecnológicos.
Estoy interesada en el registro para un evento presencial
¡Hola Mónica! Claro que sí, nos pondremos en contacto contigo