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Un Control de acceso rápido, sencillo, efectivo y con la capacidad de resolver todos los problemas que se presenten; hace que el asistente tenga una buena experiencia. Este momento no necesita estar lleno de colas que prologan el tiempo y así crear unos asistentes poco satisfechos y preocupación por parte de los organizadores.

Podríamos decir que a la mayoría de personas les molesta mucho tener que imprimir la confirmación del registro, esperar más de una hora para poder realizar un correcto check in, estar en el último puesto de esa cola larga; además de eso, contar con un problema y tener que abandonar su puesto para tener que ir a un lugar a solucionar el inconveniente con el acceso.

Es por esto que los asistentes tienen a asistir al evento agotados, con mal humor y más aun sabiendo que pagaron por estar ahí.

Es necesario contar con tecnologías que les de a los organizadores la capacidad de controlar y gestionar las diferentes fases del proceso de control de acceso de un evento, es decir, en la identificación de todos los participantes con un simple sistema de check in en el que se puedan validar las entradas y los datos de registro de cada asistente . Esto aumenta la eficacia y rapidez en el proceso de entrada.

Como organizadores se debe aprovechar el acceso para dar una buena impresión y lograr que los asistentes disfruten el evento de manera efectiva ¿Cómo? Te dejamos un check list para mejorar el proceso de check in en tus eventos

Pre-evento: un e-mail sobre el control de acceso

Con esto es fundamental anunciar a tus asistentes sobre el horario que tendrá el check in y los pasos a seguir, esto ayuda a evitar las dudas sobre el comienzo del evento o enviar el mail incluyendo su confirmación de registro

 Personal: reunión informativa

Con el fin de que todo se haga correctamente, es necesario realizar una reunión para explicarle a todos los organizadores sobre el uso de la tecnología que estará presente en el proceso de check in, esto para que no hayan problemas con los asistentes

Reserva el espacio

Es importante organizar un área de acceso donde los asistentes puedan acercarse y tengan un espacio sólo para ese proceso; pensar en los equipos de internet y el personal para evitar aglomeraciones o problemas con la conexión de internet.

Prepara un plan B para el control de acceso

En caso tal que al asistente se le olvide su código de confirmación, su QR o simplemente no esté registrado, es importante crear planes de crisis para ayudar a solucionar de manera rápida el problema del asistente.

Los detalles

Las acreditaciones pueden ser utilizadas para incluir información personalizada sobre la agenda, contraseña de internet, hashtag del evento o patrocinadores; preparar modelos distintos ayuda a que cada asistente se sienta incluido en el evento.

Obsequios y lanyards por separado

Organizar las bolsas de bienvenida y lanyards lejos del área de check in ayuda a evitar aglomeraciones en esa zona y optimizar los procesos

Recibe y organiza la entrada del control de acceso

Tener a personas que den la bienvenida al evento y a las distintas zonas, proporciona que los asistentes se sientas bienvenidos y sepan lo que deben hacer, sin pérdidas de tiempo. Agilizar el proceso es importante para poder tener un proceso de control de acceso eficaz.

Los letreros marcan el camino:

Para que los asistentes se ubiquen de una mejor manera, puede ser una excelente idea utilizar carteles con los itinerarios, mapas de baños o salones, metidos en las bolsas de bienvenidas o una app que puedan descargar antes del evento donde se incluya toda esta información.

 

Sin decir que estos son todos los tips, estos son los que te pueden ayudar a que el proceso de control de acceso sea gratificante para tus asistentes, con el fin de que exista una recordación buena del evento y quieran volver a asistir a uno de ellos. La mejor recomendación es la que hacen los usuarios luego de un evento.

Luisa Cano

Comunicadora Social y Periodista

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