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Cuando se trata de organizar un evento, hay que tener en cuenta todas las opciones posibles para que se lleve de manera exitosa, sin embargo también está esa parte que puede afectar la satisfacción de todos los asistentes, organizadores y productores. Por esta razón es necesario optar por tener un control de acceso o check in fundamentalmente para temas de organización, con el fin de tener una jornada de evento exitosa desde el primer momento de encuentro. Estos controles siempre han sido importantes tanto en eventos presenciales, como en los híbridos, más ahora con todas las restricciones y cuidados que debemos tener. 

 “La definición más generalizada de un sistema de control de acceso hace referencia al mecanismo que en función de la identificación ya autenticada permite acceder a datos o recursos. Básicamente encontramos sistemas de controles de acceso en múltiples formas y para diversas aplicaciones” Tecno Seguro 

 En el caso de los eventos, el control de acceso es el primer contacto de los asistentes con el evento, para generar una verificación rápida y sencilla, que garantice la entrada solo a las personas que están acreditadas o invitadas al evento; es decir, este control cumple con dos finalidades: primeramente es una medida de seguridad y el segunda instancia, facilitar la labor de los organizadores. 

Este sistema ayuda a controlar la entrada y salida del público, excelente distribución de espacio de forma paciente y tranquila, además de permitir el recorrido de manera organizada y menos aglomeraciones que ayudarán a satisfacer a los asistentes de forma exitosa. 

 Para el control de acceso es necesario utilizar cierta tecnología y así poder medir el éxito de un evento de manera eficaz si utilizamos la tecnología adecuada. Para empresas que se dedican a realizar eventos, o plataformas para eventos, es rotundamente necesario tenerlos y estas empresas son conscientes de la importancia que tiene la tecnología cuando deben controlar quien entra al evento, y la importancia que conlleva elegir de manera correcta para cada ocasión. 

Algunos ejemplos de este pueden ser: escaneo de código QR, tecnología inalámbrica NFC, pulseras de acceso rápido con el sistema RFID, app de check in manual y entre otras; son opciones tecnológicas que añaden valor al ingreso del evento. 

 Te permiten tener un control exhaustivo con todo lo referentes a los asistentes, datos importantes, lista de invitados, firma de asistencia, lugar de asiento, todo en tiempo real; contando siempre para que la información este actualizada. Para un breve resumen de qué se tratan las tecnologías que más se usan en los eventos están

 

 Sistema de escaneo de códigos QR para check in 

 “QR proviene de Quick Response, respuesta rápida y es un método de cifrado BiDi, bidimensional” Este es uno de los métodos más utilizados debido a que la información que lleva el código es mucho más que los famosos códigos de barra, también lo fácil que es crear este código y los costes que tiene, lo usan mucho en los eventos institucionales y empresariales que cuentan con un número de usuarios grande; además de su facilidad para usarlo. 

 NFC, tecnología inalámbrica de corto alcance

“NFC significa Near Field Communication” Esta es una tecnología que se usa para la transmisión de una cantidad grande de datos, para la identificación y validación de personas en el momento; en el caso de los eventos, los asistentes solo deben acercar su dispositivo móvil, tarjeta con chip o algún dispositivo de lectura y automáticamente se genera el acceso. 

RFID, pulseras de acceso rápido

La tecnología RFID o “cashless” en el que únicamente se acerca la pulsera al lector, esta identifica al usuario y le da acceso al evento. Suelen usarse cuando el flujo de accesos es muy grande, sirve para generar un control de aforo, horario de entrada y salida de personal y asistentes, con el fin de denegar y permitir el acceso al evento. 

 App de control de acceso o check in 

Este sería la opción para un evento pequeño que no necesita de mucha tecnología último modelo para realizarlo, ya que se realiza buscando el nombre del asistente y validando su entrada en la base de datos. 

 Reconocimiento facial en check in 

A través de la biometría facial se brinda un acceso rápido a los asistentes, excluyendo la posibilidad de fraude, debido a su precisión, velocidad de búsqueda y posibilidad mínima de error.

Tags RFID para control de acceso 

Funcionan de forma sencilla para identificar un producto, objeto o persona para que pueda ser detectable de forma inalámbrica para garantizar su trazabilidad, el cual contiene un chip al que se le añade información necesaria para cada caso. 

La tecnología utilizada en los eventos para check in es cada vez mayor, debido a que va muy de la mano con los avances que ha tenido este sector y más aún en el de los eventos, ayuda con la aglomeración y la agilidad para que tus asistentes puedan acceder de manera rápida y efectiva.

 

Luisa Cano

Comunicadora Social y Periodista

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