Evius presente antes, durante y después de tus convenciones, conoce las diferentes opciones y funcionalidades que tenemos disponible para la gestión integral y exitosa de estos eventos
Las convenciones han cobrado importancia en esta época dónde el tiempo casi ya no alcanza, la presión está por todos lados, los recursos son más limitados y la información es casi infinita, así es cada vez más difícil decidir a qué se le saca tiempo, sabiendo que por lo que uno decida está dejando un montón de cosas por fuera. Justo en este punto las convenciones, conferencias especialmente las de ventas se han convertido en un espacio importante para comunicar, alinear, revisar, planear los objetivos y las metas de las organizaciones, empresas y gobiernos.
En estás convenciones se pueden crear espacios privilegiados dónde los asistentes puedan experimentar de cerca los fundamentos, necesidades y futuro de la organización, logrando un empoderamiento que nos ayudará de gran manera a lograr los objetivos trazados.
Conocemos de primera mano los retos que conlleva una convención, en logística, convocatoria, comunicación, coordinación, incentivos. y aparte cómo coordinarlos de una manera efectiva para el éxito de este evento y vivir para contarlo. Por esta importancia de cuidar cada detalle y hacerlo impactante para vivir una experiencia memorable EVIUS ha desarrollado herramientas que ayudan en todo el ciclo de vida de las convenciones, ya sean físicas o virtuales, hemos colaborado en grandes convenciones en casi todos los continentes.
Ellos han confiado en nosotros
Hemos acompañado con éxito a grandes empresas en el proceso de organización, planificación, gestión y desarrollo de sus convenciones presenciales, virtuales e híbridos
Etapas de la convención
Durante toda la vida del evento se presentan diferentes momentos que son atendidos de manera diferente. Los enumeramos de manera resumida para luego profundizar en cada uno. A continuación te mostramos algunas sugerencias y funcionalidades que te ayudarán en la gestión éxitosa del evento
Antes de la convención
En esta etapa se verifica, revisa y diseña todos los aspectos y requisitos necesarios para llevar a cabo una convención. EVIUS te ayuda a gestionar varios aspectos que se deben considerar como mínimo para recrear una experiencia adecuada a las necesidades y expectativas del cliente.
- Expectativa (mailing y home del evento).
- Landing informativa
- Manejo de códigos
- Servicio de booking, control de reservas para la convención
- Registro / Inscripción (Landing de inscripción / registro en plataforma)
- Gestión de invitaciones (Envío mailing de invitación, envío invitación física)
- Envío de confirmación de registro con link de conexión.
- Recordatorios del evento y conexión para el evento.
- Minuto a minuto ultimando detalles del desarrollo de la convención y tiempos de cada actividad.
- Espacios para networking y creación de contenido por parte de los asistentes previo al inicio del evento.
Durante la convención
En esta en esta etapa se habilitan todas las secciones para que las personas puedan disfrutar de los contenidos, te acompañamos en el proceso de acceso, transmisión y producción del evento. Brindamos soporte en los diferentes momentos que se presenten en la convención. Conoce más de algunas de nuestros servicios:
- Gestión de ingreso tanto físico como virtual (check-in)
- Impresión de escarapelas
- Espacios de interacción en vivo con video, audio y experiencia.
- Multi streaming a través de plataforma. con tecnología de producción en vivo con cortinillas, moscas, fondos, banners, animaciones.
- Espacio de encuentro y compartir de asistentes.
- Espacios para documentos, información de valor.
- Gamification (juegos, encuestas, votaciones, ranking, tabla de puntaje y premiación)
- Experiencias interactivas virtuales (muro, chats, reuniones compartidas, mensajes).
- Soporte continuo a los asistentes mediante el módulo de preguntas frecuentes y chat en vivo dentro del evento.
Después de la convención
En esta etapa te entregamos información sobre el evento, publicamos contenido adicional, y se habilita la sección para descarga de certificados. Además de permitir espacios para continuar afianzando lazos o conexiones por medio de la funcionalidad de networking . Tu y los asistentes a tus eventos recibirán:
- Certificados de asistencia personalizados fácilmente compartibles en redes.
- Visualización de los mejores momentos bajo demanda.
- Memorias bajo demanda disponibles varios días después del evento.
- Espacios para networking, encuentro y contactos después del evento para darle mayor alcance.
- Informe de Métricas con comportamientos de asistentes, niveles de asistencia, espacios más visitados.
Antes de la convención: Arquitectura y Preproducción
Te presentamos las principales funcionales que serán muy útiles en el momento previo al desarrollo del evento
Promociona el evento antes de que se realice, para que las personas que invitarás a la convención tengan toda la información y se inscriban contamos con un landing informativa y de promoción
- Contador del evento (Expectativa)
- Información
- Agenda (Programación)
- Ponentes
- Patrocinadores del evento
Datos (Landing de inscripción)
Permítele a tus asistentes inscribirse al evento previo a su fecha, adquiriendo los datos que te sirvan para la organización de tu convención
- Crea formularios de inscripción personalizados conforme el tipo de público objetivo de tu evento.
- Personaliza tu formulario de inscripción añadiendo los campos que consideres necesarios para el ingreso de tus asistentes a la convención.
- Gestiona roles personalizados si deseas manejar una categorización de tus usuarios en tu convención.
Booking – Reservas
Organiza y gestiona la estadía de los asistentes de la convención, maneja códigos, reservas, para viaje, alojamiento y entrega de kits
- Generación de códigos
- Reserva de habitaciones
- Gestión de acompañantes
- Entrega de kits
Landing del evento
Nuestra página inicial centralizará toda la información y comunicación del evento, con el propósito de brindar la comunicación oportuna a los asistentes.
- Evento (Home)
- Agenda
- Conferencistas
- Documentos
- Encuestas
- Muro
- Chat en línea
- Gamification
- Transmisión en vivo
- Networking
- Certificados
- Memorias
- Perfil
- Preguntas frecuentes
Gestión de invitaciones
Realiza comunicaciones a tus invitados de manera efectiva y adaptada al tipo de convención que estás ejecutando.
- Aprovecha la generación automática en la plataforma de códigos QR para crear invitaciones para eventos presenciales
- Enviar mensajes personalizados de invitación e información que motive e informe más sobre tus eventos a los asistentes y oriente al usuario a realizar acciones importantes para ti (ingresar al evento). Asegura la adquisición de información que requieras dar a conocer a tus asistentes.
- Puedes enviar las comunicaciones de manera masiva o individual
Estrategia que consiste en ampliar la red de contactos profesionales con el fin de avanzar, aumentar y mejorar nuestras oportunidades laborales o de negocio. Para lograr dicho propósito contamos con un módulo específico para hacer networking, donde podrás hacer matchmaking, encontrar personas con tus mismos intereses, agregar contactos, programar citas y tener reuniones B2B, B2C, C2C o profesionales.
Dentro de esta sección encuentras opciones como:
- Participantes: Listado de usuarios que buscan vender y/o comprar algún producto, servicio y/o proceso, están inscritos en el evento
- Perfil en el evento: Es la forma en la cual como usuario expongo mis productos, servicios y/o procesos.
- Matchmaking: Con la información recolectada en el formulario de inscripción EVIUS puede determinar los participantes que pueden ser de tú interés y generar un Match profesional.
- Solicitud de contactos y citas: consultar y gestionar los estados de las solicitudes enviadas y recibidas.
- Notificaciones: Te informamos dentro de la plataforma y por correo electrónico qué personas buscan establecer contigo una cita o charla de negocio.
- Reuniones / Citas: Agenda citas, y ten un espacio de encuentro en nuestra plataforma para establecer todo tipo de negociación en el marco del networking que se está desarrollando.
Durante la convención: Producción
Conoce las principales funcionalidades que puedes usar en el transcurso del evento, para que tus asistentes tengan una experiencia diferente
Check in – Gestión de ingreso
Es la herramienta que te permite conocer e identificar los asistentes que ingresaron a tu evento y en tu agenda programada.
Check in Virtual
- Evento:
- Conoce qué personas se han inscrito a tu evento previo a su inicio.
- Identifica quienes asistieron o participaron al evento.
- Configura los roles de tus asistentes dependiendo de los administradores que requieras.
- Actividad:
- Identifica quienes asistieron o participaron dentro de las actividades configuradas en la agenda de tu convención.
- Analiza las actividades de mayor interés o impacto para tus asistentes.
Check Físico
- Check in por QR: Al leer el QR en el evento, la plataforma hace check de ingreso controlando y validando los inscritos.
- Check in por escaneo de documento: Durante el evento la persona de logística podrá usar el lector de código de barras para validar la inscripción por medio del documento de identidad. Si no está inscrita la persona, el lector sube los datos al sistema.
- Check in por búsqueda manual: Filtrar / Buscar de manera manual la información de tus asistentes según los datos almacenados en la inscripción
Contenido e imagen
La transmisión estará acompañada de diferentes piezas para hacer la experiencia más entretenida y amena para los asistentes conectados.
- Cortinillas bienvenida, intermedios y despedida.
- Banners.
- Máscaras.
- Videos en pantalla principal.
Transmisión en vivo
Actividad que brinda una capacidad ilimitada de usuarios, además de emplear nuestra propia tecnología patentada, EVIUSMEET; la cual permite obtener lo mejor de zoom y de meet en un solo lugar. Igualmente ofrece la opción de brandear totalmente la transmisión por medio de opciones como: color de la marca, imagen de fondo, banners, overlays, templates, entre otros. Cabe reseñar que puedes grabar la transmisión, descargar el contenido y vincularlo de una vez en la actividad.
Los asistentes al evento pueden ver la transmisión sin ningún inconveniente y pueden participar activamente de la misma siempre que el moderador le habilite para hacerlo. Pueden solicitar participar en la transmisión, con solo dar clic en la parte superior de la transmisión y aguardar que el administrador estime la pertinencia de su participación en el evento.
Escenografía y Escenario
La escenografía y montaje estará compuesta por una mezcla de elementos físicos y digitales que recrean un ambiente único
- Logística
- Montaje
- Tecnología
- Personal calificado
Material Pop
Apoyo en logística en diseño – creación de material promocional.
- Agendas – Cuadernos
- Esferos
- Bolsas – Maletas
- Mugs – Temos – Botilitos
- Usb
Experiencias/Dinámicas
Para mayor interactividad y participación, EVIUS cuenta con diferentes dinámicas y secciones, donde se pueden realizar publicaciones, subir imágenes, realizar comentarios, reaccionar a publicaciones de otros, medir conocimiento y buscar elementos
- Buscando el elemento
- ¿Quién quiere ser millonario?
- Comparte la foto
- Bingo/Lotería
Votación En Tiempo Real
Realizaremos una serie de preguntas que se lanzarán y los asistentes deberán responder en tiempo real. Contamos con la funcionalidad de ranking y actualización de resultados con gráficas y porcentajes (en gráficas verticales, horizontales y en de tortas).
Ejemplo Juego Interactivo
En el desarrollo de las actividades se pueden activar juegos en el momento que se considere pertinente para dar premios y reconocimientos a tus colaboradores.
Videos
INSTITUCIONAL Y EMOTIVO
Diseñamos y producimos contenido audiovisual como manifiestos que representen los valores y la personalidad de la marca.
Después del evento: Posproducción
Finalmente contamos con las siguientes funcionalidades posterior al evento, tanto para asistentes como para los organizadores
Entrega De Data
Memorias Evento
Acceso y/o envío del evento pregrabado.
Entrega De Data
- Cantidad de personas activas por actividad de la agenda de tú evento.
- Número total de personas conectadas durante el evento.
- Cantidad de inscripciones (check-ins) por usuario al evento en vivo.
- Puntajes y rankings para entrega de premios en trivias y gamification (opcional)
- Reporte de comunicaciones enviadas.
- Exporta toda la información adquirida previo, durante y después de tu evento.
- Toma decisiones para que tus próximos eventos tengan mayor engagement
Algunas de las convenciones que hemos acompañado
Conoce algunos de nuestros casos de éxito
Corona – Convención de Ventas
Convención Internacional de ventas Colombina
Herbalife landing convención Grecia
Herbalife convención Zamzibar
¿Listo para empezar?
¡Deja tus eventos en nuestras manos! Experiencia y pasión en lo que hacemos. EVIUS – Ecosistema para eventos
¡Construyamos una convención exitosa!
