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Para el mundo no es un secreto que los eventos totalmente presenciales se han desplazado a las plataformas virtuales-online, debido a que estas han demostrado el poder tan grande que tienen, esa fuerza inalcanzable por lograr hasta lo imposible en un corto tiempo, impactando en el engagement de las redes sociales y del reconocimiento de las marcas a nivel nacional y mundial. Hacerlos desde cualquier parte del mundo, generar leads, clientes potenciales, desarrollar marca y convertirte en el líder del mercado; más del 90% de las empresas han optado por realizar este tipo de encuentros virtuales. sin embargo, estos eventos no son del todo fáciles de realizar, debido a que hay que llevar a cabo una serie de recomendaciones y tips para que este sea un éxito total. 

Define tus objetivos

Es uno de los tips más importantes ya que logra concretar y aclarar el tipo de evento que vas a realizar, es decir, establecer los objetivos inteligentes ayudará a mapear fácilmente qué estás buscando con dicho evento. El contenido de este es muy importante porque los asistentes buscan algo valioso, interesante, que proporcione valor y sea memorable, por lo tanto, crear experiencias se convierte en la mano derecha de tus objetivos.

Elige tu formato y plataforma

La plataforma y el formato que usarás para transmitir tus eventos es una decisión importante debido a que las opciones son infinitas. Encontrar esa plataforma que cumpla con todas las necesidades ayudaría a que tu evento sea un éxito, no es fácil encontrar esa plataforma que genere y llene todas las necesidades que como cliente vas a ir teniendo al pasar el tiempo, lograr encontrar esa plataforma que te genere unos cambios en tiempo real es un trabajo que se debe hacer con mucho esfuerzo. Evius, la plataforma de eventos, llega a ser una gran oportunidad y opción porque cuenta con todo lo que necesitas, incluso con datos y cambios en tiempo real. Visita Evius y conoce más evuis.co.

Estrategia de comunicación previa al evento

Crear una estrategia de comunicación previa al evento tiene el propósito principalmente de establecer la voz y tono que tendrá el evento y los demás anuncios tanto promocionales, como de presentación al evento. El tipo de comunicación debe ser muy sólida y para esto se debe avisar y anunciar el evento por lo menos dos semanas con antelación para así poder crear un posicionamiento digital y un mayor registro de asistentes, facilidad para responder todos los PQRS y cualquier problema que se presente antes de que sea el día del evento. Entre esa comunicación ayudaría el Email Marketing que es una herramienta primordial debido a que sirve para comunicarse digitalmente con los asistentes y clientes a través del envío masivo de correos con la finalidad de promocional, presentar o recordar el evento.

Seguimiento a los asistentes

Los asistentes de tu evento son las personas y el cliente principal de tu evento, lo sostiene y da a conocer con el resto del mundo implementando el voz a voz. Con esto, surge la necesidad de realizar un seguimiento a los asistentes y clientes del evento, ya que de esa manera se evidenciará cierta importancia hacia/por ellos; con la ayuda del envío de información adicional y encuesta de percepciones acerca del evento e invitación a citas personalizadas con un CTA.  

Piensa más allá de lo tradicional

¡Olvida las reglas! La mente y la imaginación son tan gigantes, que a veces por querer hacer las cosas en el menor tiempo posible, dejamos ir las mejores ideas, esas ideas innovadoras que harán que nuestro evento sea diferente y genere recordación comparándolo con la competencia. En los eventos virtuales, la imaginación es tu mejor aliado, debido a que estos tienen la posibilidad de tener una mayor duración y mayor cantidad de usuarios a nivel mundial, eliminando todas las barreras geográficas; también existe la posibilidad de realizar espacios interactivos o simplemente animar el evento con una sesión de preguntas y respuestas para que los asistentes rompan esa monotonía del evento y se sientan un poco más cómodos con un espacio de entretenimiento.

En resumen, lograr crear un evento virtual no es sólo saber lo que quieres hacer, es saber crear una estrategia respondiendo las preguntas claves para solucionar el antes, durante y después del evento, es realizar una búsqueda exhaustiva de las herramientas necesarias para que sea todo un éxito, además de tener muy claro el tipo de asistentes que tendrás en dicho evento. Estos serían algunos de los tips para llevar a cabo un evento virtual con éxito y poder organizar un evento de calidad, sin dejar a un lado la investigación. La organización es un tema que todos debemos tener en cuenta debido a que un evento no sale de la noche a la mañana, prepararse con anticipación evitará que se cree un colapso en el evento.

Luisa Cano

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