Cuando nos enfrentamos a la organización de algún evento, son muchas las preguntas dudas e inquietudes que resultan. ¿Cómo lograr que todo salga de la mejor manera?¿Cómo tener control de ingreso? ¿Cómo ofrecer mi evento?
¿Cómo vender boletas de mi evento? ¿De qué manera obtengo información relevante de mis asistentes?¿Cuál es la mejor manera para que el evento se desarrolle de una manera organizada?¿Donde los asistentes tendrán toda la información relevante de la actividad?
Lo cierto es que a la hora de desarrollar cualquier evento es importante definir objetivos, público objetivo, programación, presupuesto, plan de acción. En este artículo responderemos algunas de las preguntas planteadas anteriormente.
Tener claro algunos aspectos que favorecen la experiencia de los asistentes y de los organizadores, evitarán dolores de cabeza y contratiempos. Pensar en cada detalle hace la diferencia, es normal que se omitan algunos detalles pero procurar abarcar cada fase del desarrollo del mismo es vital para el éxito del mismo.
El control de ingreso es uno de los puntos clave y críticos a tener presente, su definición correcta, su ejecución hacen que la experiencia sea satisfactoria o que de lo contrario no quieran saber más al respecto o asistan predispuestos al evento.
A continuación te compartimos algunos puntos clave a considerar a la hora organizar y controlar el ingreso a un evento ya que este proceso por lo general es el que genera más estrés y donde el caos es más evidente.
1. Boletería
plataforma para venta de boletas
Está relacionado con el valor que las personas que asisten a un evento cancelan para poder asistir, su importancia se mide de acuerdo al tipo de evento que se quiere realizar. Por ejemplo para un evento con fines de promocionar, dar a conocer un producto o servicio, no son tan relevantes porque lo que más se busca es que llegue la mayor cantidad posible de personas, sin embargo para algunos eventos como ferias ahí si se requiere del valor de un ticket ya que es una exposición más grande que requiere mayor logística y tiene costos adicionales, ejemplo son las ferias que se ofrecen en corferias como expoartesanías, aquí tienen costo porque adicional a la muestra se ofrecen diferentes charlas con especialistas o eventos culturales.
Ya si, el evento cuenta con invitados especiales, actividades puntuales, como por ejemplo charlas de científicos, temas de interés para un sector como son eventos de tipo congreso, torneos gaming, conciertos, webinar o workshops con expertos nacionales, internacionales etc, se recurre al cobro de entradas.
Por lo general el costo de estás se define con anterioridad y de acuerdo a las características de las actividades propuestas para los eventos, no obstante si tu evento requiere de ventas de boletas, te aconsejamos optar por plataformas que usen pasarelas de pago seguras y que adicionalmente permitan realizar la transacción con diferentes métodos de pago cómo pse, nequi, tarjetas de crédito, etc.
Entre más posibilidades le brindes a tus asistentes para acceder a la compra del ticket menor será la tasa de abandono y mayor el porcentaje de finalización de la transacción. Además de que esa plataforma brinde una experiencia agradable al usuario, que no requiera abrir mil páginas para poder adquirir la boleta, adicionalmente contempla ¿cómo llega la confirmación de la compra a quienes adquieran la boleta?¿Cuál es el proceso para recibir las entradas?.
Otro factor a tener presente está relacionado con cuantas opciones de boletas tendrás, ¿habrá diferencias?¿Serán algunas premium, otras básicas? ¿Qué beneficio adicional se puede ofrecer de acuerdo al nivel que la persona adquiera?, son diversas las opciones, tienes muchas posibilidades, contempla tú mercado ¿Cuántas personas aspiro que accedan a mi evento?, no lo dejes al final y toma decisiones, recuerd
a que la experiencia del usuario está en todas las acciones que realices antes, durante y después.
Por ejemplo este año opte por comprar boletas para la feria del libro de Bogotá de manera virtual, y desde la experiencia que tuve, definitivamente no lo volvería hacer, ya que nunca me llegó la confirmación, ni mucho menos las boletas, que en la página decía se enviarían inmediatamente al correo registrado, tuve que demorarme más tiempo del que hubiese querido y esperado. Al adquirirlas de está manera claramente pretendía evitar congestiones y agilizar mi ingreso, pero creo que me hubiese ido mejor comprandolas directamente en la taquilla y el mismo día que asistí. La plataforma se cayó, tuve que buscar información adicional, preguntar a más de 3 personas que podía hacer en ese caso, el inconformismo y malestar de quienes estaban en mi misma situación se evidencio.
Como conclusión puedo decir que la robustez de la página en la cual decidas realizar el tema de venta de boletería o todo tu evento es un factor fundamental, al igual que el envío de boletas al correo electrónico y que lleguen a la bandeja de entrada no a SPAM.
2. Registro a eventos
Muchas veces nos hemos encontrado con formularios que solicitan una cantidad de información absurda para poder acceder al contenido que ofrecen, esto más que ayudarnos a tener información relevante tiene el efecto contrario, hace que sea mayor el volumen de personas que abandonan o abortan el proceso. Así que ese es otra clave, procura ser muy selectivo con la información que solicites, reitero todo debes analizarlo, ya que no hay una fórmula ni datos establecidos en los formularios que definas para el registro o inscripción de tus eventos.
Analiza tu público, objetivo que pretendes con el evento, extraer y sintetizar la información que tanto para ti como para los asistentes les genere valor. No obstante no estoy queriendo decir que por norma los formularios deben ser cortos, ya que eventos con mayor especificidad como lo son las ruedas de negocio y otros en los que se busquen hacer relaciones de networking entre más información se recoja mejor será la experiencia y más valor tendrá. Recuerda que estos datos que nos brinda el formulario nos da información muy valiosa para tomar decisiones.
Busca opciones que te permitan realizar formularios personalizados, dinámicos, que para el usuario sean sencillos, recuerda que deben ser tanto agradables completándolos en el computador como en el celular que adicionalmente le den información de valor a tus asistentes, generen retroalimentación, por ejemplo con el uso de herramientas como correos electrónicos que generen códigos de qr de ingreso.
3. Protocolo de ingreso – Check in
La última clave, es contemplar el protocolo de ingreso o como lo conocemos en entornos virtuales o de eventos como check in, este consiste en validar información del formulario de registro para que acceda a contenidos o actividades de eventos. Es un elemento fundamental, brinda datos relevantes y permite el control de acceso a nuestros eventos ¿Es posible medir cuántas personas ingresaron a los eventos programados de manera virtual?, si son eventos físicos ¿como se puede optimizar está actividad para evitar retrasos, demoras, e inconformismo? ¿Es posible que en los eventos híbridos pueda tener control de ingreso tanto de las personas conectadas en línea como presencialmente?
Para eventos presenciales o híbridos el tema del check in resulta ser un caos, contemplar opciones como lector de código QR, documentos de identidad, reconocimiento facial, lectura de huella dactilar son opciones que se han venido trabajando para hacer de este proceso una tarea más rápida, lo que antes demoraba en promedio de 1 a 2 minutos mientras manualmente se buscaban usuarios, con estas herramientas se pueden hacer en menos de 30 segundos, sabiendo que el tiempo es oro estás tecnologías son las apropiadas para tener control de registro e ingreso rápido, certero y eficaz.
Para eventos virtuales este proceso de control de ingreso por lo general inicia cuando alguien se registra/inscribe en un evento, pero solo cuando la persona accede al contenido o navega por las opciones que tiene disponible el evento es cuando se realiza la verificación y el respectivo check in en el evento. Como te puedes dar cuenta no basta con inscribirse en el evento, debes interactuar para que el check in sea válido.
Además de las tecnologías mencionadas anteriormente para eventos presenciales e híbridos es importante contemplar otras opciones que permitan desde el inicio cautivar la atención de los asistentes, si quieres conocer más sobre experiencias para check in experiencial , no dudes en contactarnos.
